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複数シートへの一括操作-作業グループ

対象:Excel97, Excel2000, Excel2002, Excel2003

実務でExcelを使う場合、一つのブック(ファイル)に見た目は同じシートが複数存在することはよくあります。

例えば、「1月」「2月」...と月ごとのシートがある場合や、「新宿店」「渋谷店」...と店舗ごとのシートがある場合など。

こんなブックで、すべてのシートに列を増やさなければいけない、すべてのシートの罫線を同じように変更したいといったときにどうされていますか?

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一つ一つシートを修正してらっしゃる方もいらっしゃるかもしれませんが、作業グループを設定をすれば同じ作業を繰り返す手間を減らせます。

▼操作方法:作業グループを設定する(1)
一括操作したいシートのシート見出しを
 [Ctrl]キーを押しっぱなしの状態で順番にクリックする

▼操作方法:作業グループを設定する(2)
連続したシートの場合
 先頭のシート見出しをクリック後
  [Shift]キーを押しっぱなしの状態で
   最後のシート見出しをクリックする

上記の操作を行い、作業グループに設定されたシート見出しは白色になり、 タイトルバーに[作業グループ]と表示されます。

作業グループを設定した状態で、データを入力すればグループ化されたシートすべてに入力が行われ、書式の設定をすればすべてのシートに適用されます。

同じ作業を複数のシートに繰り返さなくても済むわけです。

複数のシートへの一括操作が終わったら、作業グループを解除しておきましょう。

▼操作方法:作業グループを解除する(1)
グループ化されたシートのシート見出しで右クリック
 ↓
ショートカットメニュー[作業グループ解除]をクリック

▼操作方法:作業グループを解除する(2)
グループ化されていないシートのシート見出しをクリックする

▼操作方法:作業グループを解除する(3)
ブック内の全シートがグループ化されている場合
 一番手前のシート以外のシート見出しをクリックする

(2)(3)のケースは、解除するつもりはなかったのに気づかずに解除されていたということがよくあり、グループ化されているシートに操作しているつもりだったのに、1枚のシートだけに操作していたということが起こりがちです。

グループ化されているか、タイトルバーやシート見出しをよく見て確認してください。

それ以上に怖いのは、1枚のシートだけに入力するつもりだったのに、作業グループの解除を忘れていたため、複数のシートにデータが入力されてしまい、元々あったデータを消してしまったというようなケースです。

便利な機能を使って作業効率を上げようとしたのに、かえって仕事を増やしてしまった、なんてことがないよう、作業グループになっているのかどうかよく確認してください。

(実は過去に私自身がこの痛い経験を何度かしたことがあり、その復旧はかなり悲しい作業になりますから、しつこく注意することを強くおすすめします。)

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