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SUMIF関数よりピボットテーブルを使いましょう

対象:Excel2007, Excel2010, Excel2013, Windows版Excel2016

はてなブックマークで人気になっていた「生産性を格段に向上させるエクセル関数を8個選んでみた」、というブログ記事をキッカケにして「関数もいいですけれど演算子も使いましょう」という記事を書きました。

次に気になる(ツッコミを入れたい)のはSUMIF関数です。

元データが酷い場合はSUMIF関数を使わざるを得ませんが、記事内で上げられているようなデータなら、ピボットテーブルをおすすめします。

来月になったらどうしますか?科目ごとの集計だけでいいのですか?

考えていただきたいのが、7月になったらどうするのか、という点です。

このシートをコピペして7月用のシートを作成するのでしょうか?(是非やめてください)

データが溜まってきたときのこともイメージしてください。

科目ごとに集計するだけでいいのでしょうか?

科目ごとにどう変化したのかを比較したくなりませんか?(是非したくなってください)

SUMIF関数よりピボットテーブルを使いましょう

といったことを考えると、SUMIF関数を使うという選択はありません。

ピボットテーブルです。

ピボットテーブルは、いろいろなヒントをヒトに与えてくれるIT(情報技術)と呼ぶにふさわしい機能ですが、SUMIF関数を使った集計は、過去のデータを静的に集計する電卓と紙の代わりに過ぎません。

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最初にテーブルに変換しましょう

単なるセル範囲からでもピボットテーブルは作れますが、バージョン2007以降のExcelならば、まず、テーブルに変換しましょう。テーブルに変換しておけば、あとからデータが追加されたときの作業が楽になります。

元データ内のセルをどれか1つだけ選択しておいて、[挿入]タブ-[テーブル]グループ-[テーブル]ボタンです。

SUMIF関数よりもピボットテーブルを

[テーブルの作成]ダイアログが表示されたら、[テーブルに変換するデータ範囲を指定してください]欄に、データの入力されているセル範囲が表示されていること、[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]チェックボックスがOnになっていることを確認して、

SUMIF関数よりもピボットテーブルを

[OK]です。

ピボットテーブルを作成する

上記の手順で、元データをテーブルに変換したら、本題のピボットテーブルの作成です。

ここでは、元データであるテーブルの存在するシートが「経費精算」という名前で、そのシートのE2セル以下にピボットテーブルを作ることを想定します。

テーブル内のセルを選択した状態で[挿入]タブ-[テーブル]グループ-[ピボットテーブル]ボタンを押してください。

[ピボットテーブルの作成]ダイアログが表示されますから、下図のように指定して、

SUMIF関数よりもピボットテーブルを

[OK]です。

以上の操作で下図のような、ピボットテーブルの枠だけが作られた状態になります。

SUMIF関数よりもピボットテーブルを

ピボットテーブにフィールドを配置する

ピボットテーブルの枠ができたら、フィールドをドラッグ・アンド・ドロップで配置します。

「科目」を

SUMIF関数よりもピボットテーブルを

[行]欄へドラッグ・アンド・ドロップして、

SUMIF関数よりもピボットテーブルを

「金額」を[値]欄へドラッグ・アンド・ドロップすれば、

SUMIF関数よりもピボットテーブルを

科目ごとの集計表のできあがりです。

ぜひ実際にやってみてください

元記事の最後に、


エクセル関数に限らずですが、こういうものを読んだだけでは全く意味がないです。...(中略)...ぜひ一度やってみてくださいね。

という記述があります。

ピボットテーブルは実際にやってみるか、読んだだけで済ませてしまうかで、関数よりも大きな差が生まれる機能です。

上記の続きの操作として、「日付」フィールドを[列]にドラッグ・アンド・ドロップしてみてください。

元データに7月分のデータを追加してから、[ピボットテーブルツール]-[分析]タブ-[データ]グループ-[更新]ボタンを押す操作を、是非やってみてください。

更にどんな集計を見てみたくなるか、考えてみてください。

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