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Excel エクセルの使い方-入力規則
このサイト・インストラクターのネタ帳で
「エクセル 入力規則 解除方法」
といった検索が行われていることがあります。
Excelの入力規則機能を使うと、ドロップダウンリストからデータ入力できるようにしたり、日本語入力システム・IMEを制御したり、入力されるデータに制限をかけたり、といったことができます。
業務用ワークシートを作成する場合に、とても便利な機能です。
先の検索は、その入力規則を解除する方法を探している方による検索です。
実務で利用するワークシートを作成する場合に、データをドロップダウンリストから入力できるようにしたいという要望はとても多くいただきます。
このサイトでも以下のようなネタは人気があります。
この便利な入力規則のリストについて、
「入力規則のリストを設定できないのですが・・？」
といったご質問をいただくことがあります。
このサイトで
「リストの元の値は、区切り文字で区切られたリストか、または単一の行または列の参照でなければなりません。」
といった検索が行われていることもあります。
「エクセル2007で入力規則はどこに」
といった検索がこのサイトで行われていることがあります。
Office 2007でユーザーインターフェースが変更になったことに伴う検索です。Excel 2007で入力規則コマンドがどこにあるのかを探している方の検索です。
入力規則は業務用のワークシートを作成するのに便利な機能の一つです。
入力規則を使うと、ドロップダウンリストからデータを入力するようにしたり、日本語入力のOn/Offを自動的に切り換えたりといったことができるようになります。
そんな便利な［入力規則］コマンドは、2003までのExcelの場合メニュー［データ］内にありました。
Excelの入力規則は、実務で頻繁に利用するワークシートを作成するのに、とても便利な機能です。
簡単な設定だけで、日本語入力のOn/Offを簡単に切り替えることができたり、ドロップダウンリストからデータ入力できるようになります。
そんな便利な入力規則機能を使っている方から
「データの入力規則では矢印キーを使えないのでしょうか？」
「データの入力規則ダイアログで方向キーを使うにはどうすればいいのでしょう？」
というご質問をいただくことがあります。
このご質問が何を言っているのかわからないという方は、実際に［データの入力規則］で方向キーを押すと、どんな状態となるのかをまずはご確認ください。
▼サンプルファイル（002768.xls 23KByte）ダウンロード
このサンプルファイルには、連動したドロップダウンリストが作成してあります。
IF関数を使って、VLOOKUP関数の第1引数：検索値が未入力のときに、#N/Aエラーが表示されないようにする方法をご紹介しました。
IF関数でデータ未入力のときにエラーが表示されないようにするのは、エラー回避の基本ですが、これだけではエラー対策として不十分です。
参照するテーブルに存在しない値を検索値に指定されると、やっぱり#N/Aエラーが表示されるためです。
▼サンプルファイル（003023.xls 63KByte）ダウンロード
サンプルファイルの「1_間違った商品コード入力時のエラー回避前」シートでは、B8セルに参照テーブルに存在しない商品コードを入力したため、C8・D8セルに#N/Aエラーが表示されています。
こういった様々なエラーが発生する可能性に対応するためには、ISERROR関数を使って回避すればいいのですが、ISERROR関数の引数と、実際に結果を表示するためのIF関数の第3引数に、まったく同じ記述をしなければいけないところが冗長で格好悪いと感じる方や、Excelの関数にあまり慣れていない方には理解が難しかったりということもあります。
そこでここでは、ISERROR関数を利用しないエラー回避の方法をご紹介します。
入力規則機能を利用したドロップダウンリストの作成について、ご紹介してきました。
- ドロップダウンリストの作り方−直接入力
- ドロップダウンリストを作成する−セル参照
- 連動したドロップダウンリスト−INDIRECT関数
- 入力規則のリスト用データを別シートにまとめる
- ドロップダウンリストを別シートを参照して作成−INDIRECT関数
この入力規則のドロップダウンリストについて、
「リストから選択するのをキーボードでやるにはどうしたらいいのでしょうか？」
というご質問をいただくことがあります。
間違った語句、間違って覚えられてしまった用語について何度もご紹介しています。
間違えて覚えられてしまう原因として、カタカナ用語の場合は意味と発音と表記の乖離があげられます。
「ピボット」を英語では「pivot」と表記し、意味は「軸」ということを理解しておけば、
「ピボットテーブル」を
「ピポットテーブル」と間違えてしまうことはないはずです。
一方漢字用語の場合は、意味から自分で用語を作ってしまうということがあります。
「絶対参照」を
「絶対番地」と覚えてしまうのはその例でしょう。
意味的には
「絶対番地」でもわかりますが、正しい用語としては
「絶対参照」です。
「曜日を求める関数は何ですか？」
というご質問についてご紹介しました。
日付データから曜日を表示するだけならば関数を使う必要は一切なく、「aaa」「aaaa」といった書式設定をすればOKです。
似たような
「西暦を和暦に変換する関数は何ですか？」
というご質問についてもご紹介しました。
西暦表示になっている日付データをを和暦にするには関数を使う必要はなく、やはり書式設定を変更すればOKです。
同様に、実際には関数で行うのではないのに、「xxする関数は？」という形でいただくご質問があります。
その一つが、
「日本語入力モードを切り替える関数は何ですか？」
「セルをクリックしたときに入力モードが半角カタカナになったり、全角カタカナになったりするようにするためには、何という関数を使えばいいのでしょうか？」
というご質問です。
MOD関数とAND関数を使って、ある数値で割り切れる正の整数だけを入力する方法をご紹介しました。
わかってしまえば決して難しいものではないのですが、関数アレルギーをおこしている方だと、
「関数を組み合わせればできます」
とお答えした段階で
「あ〜、また関数かぁ・・・」
という表情をなさいます。
入力規則でMOD関数を使うことによって、例えば5で割り切れる数値だけを入力可能にできることをご紹介しました。
この方法を知った方からは
「マイナスの値を入力できないようにするにはどうすればいいのですか？」
というご質問をいただくことがあります。
「=MOD(A1,5)=0」という計算式を、［データの入力規則］ダイアログ−［設定］タブ−［数式］欄に指定することで、5で割り切れる数値だけが入力できるようになるとご紹介しました。
ところがこの条件では「-5」「-10」などの、5で割り切れる負の整数も入力できてしまいます。
これを5で割り切れる正の整数だけを入力可能にするにはどうすればいいのか、というのがご質問の趣旨です。
Excelの入力規則機能についてご紹介すると
「例えば5で割り切れる数字だけを入力できるようにすることもできるのですか？」
「5で割り切れる数字だけを入力させるにはどうすればいいのですか？」
といったご質問をよくいただきます。
入力規則機能を利用したドロップダウンリストの作成について、ご紹介してきました。
- ドロップダウンリストの作り方−直接入力
- ドロップダウンリストを作成する−セル参照
- 連動したドロップダウンリスト−INDIRECT関数
- 入力規則のリスト用データを別シートにまとめる
- ドロップダウンリストを別シートを参照して作成−INDIRECT関数
この入力規則のドロップダウンリストについてよくいただくご質問があります。
「リストのフォントサイズは変更できないのでしょうか？」
「ドロップダウンリストの文字を大きくしたいのですが．．．？」
というご質問です。
名前を定義して、入力規則のリスト用データを別シートにまとめる方法をご紹介しました。
多くの解説書やWebサイトで紹介されている方法です。
ですが実は名前を定義しなくても、別のワークシートのセルを参照して、入力規則のドロップダウンリストを作成することはできるのです。
［データの入力規則］ダイアログで、データを直接入力してドロップダウンリスト作成する方法をご紹介しました。
ダイアログ上でデータを入力するのではなく、セルを参照してドロップダウンリストを作成することもできます。
Excelの入力規則機能はとても便利です。
入力規則を使うことで、大したコストをかけることなく他人に優しいシートを作ることが可能となります。
セルによってMS-IMEのモードを制御しておくことは、日本語入力の手間を強いられている我々日本人にとって、ユーザビリティ的に重要なことでしょう。
重複データを入力されてはまずい場合に重複入力チェックを行っておくこと、必ず全角文字で入力をしてほしいときに全角入力チェックを行うことは、キレイなデータベースを作成するためには必要なことで、こういったことも入力規則機能を使えばマクロを組まなくても実装できてしまいます。
また、データをドロップダウンリストで入力できるようにしたいというのも実務では非常によく出てくる要望ですが、これもマクロは必要ありません。
こんな便利な入力規則を使いこなすために、知っておくべき技があります。
入力規則の設定されているセルをみつける方法です。
Excelは本来表計算ソフトですが、データベースソフトとしての機能も充実しています。実務で発生しがちなイレギュラーな処理に対応するためには、Accessよりも使いやすい面も多いと思います。
自由度の高いデータベースソフト=Excelですが、実際にデータベースを作成する場合、その入力されるデータはできるだけキレイになっているに越したことはありません。
そこで必要になるのが入力されるデータのチェック機能です。
「入力されるデータを全角に制限するにはどうすればいいのでしょう？」
「全角文字しか入力できないようにしたいのですが？」
といったご質問をいただくことは少なくありません。
Excelで業務用のワークシートを作成する際、入力規則は便利な機能です。
入力規則を設定することで、不正なデータが入力されることを防いだり、ユーザービリティを向上させることができます。
このサイトでもデータの入力規則について以下のようなネタをご紹介してきました。
・ドロップダウンリストでデータ入力
・入力規則設定時、ドロップダウンリスト以外の値も入力したい
・入力規則のリスト用データを別シートにまとめる
・連動したドロップダウンリスト
・重複入力チェック
・入力規則の停止・注意・情報の違い
・IMEの入力モードを制御する
その設定をするための［データの入力規則］ダイアログ−［設定］タブに、［空白を無視する］チェックボックスがあるのですが、これはどう使うのか？といったご質問をいただくことがあります。
「エクセルで、ドロップダウンリストを作成して、リストから選択してデータ入力できるようにしたいのですが」
といった要望を、ちょっとした業務アプリを作りはじめた方からよくいただきます。
ちなみに「ドロップダウンリスト」ではなく、「プルダウンリスト」とおっしゃる方もいらっしゃいますが、「pull」（引く）という動作はしていないので、私は「ドロップダウン」のほうが適切な呼び方だと考えています。
Excelで、入力規則を設定してドロップダウンリストからデータを入力できるようにするのは、とても便利な機能です。
このドロップダウンリストから入力させる機能を、2つのリストを連動させてできないのか？というご質問も時々いただきます。
例えば一つ目のリストに「総務部」「営業部」「開発部」と表示されるようにし、この中から「総務部」を選んだときに二つ目のリストに総務部に所属する課だけが表示され、「営業部」を選んだときには営業部に所属する課、「開発部」を選べば開発部の課だけが表示されるようにすることはできないのかという質問です。
Excelでたくさんのデータ入力をしなければならないということが、実務ではありがちです。
例えばセミナーを開催するときに参加申込をFAXで受け付けたりするような場合、送信されてきたFAXを見ながら参加希望者のデータを入力するでしょう。
こんなときに入力済みの人を二重で入力してしまうのを防ぐにはどうすればいいでしょうか。
実務では、リスト表示用のデータは別シートに保存して、そのシートを非表示にしておくのが、保守性・ユーザービリティといった面からおすすめできると思っています。
リスト以外のデータが入力された場合にエラーメッセージが表示されて、入力を拒否してくれますから、データをできるだけキレイな状態にしておきたいときにはとても有効です。
Excelで大量のデータ入力をするとき、IMEの制御（日本語入力モードの変更）設定をしておくと、入力時の手間が軽減されます。
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