Home > Word ワードの使い方-段落書式
Word ワードの使い方-段落書式
このサイト・インストラクターのネタ帳で
「ワード Ctrl+T のインデント文字数」
という検索が行われていました。
最近のWordでは、ショートカットキー［Ctrl］＋［T］で、ぶら下げインデントが行われます。
「ワード キーボード操作で均等割り付けする方法」
という検索がこのサイト・インストラクターのネタ帳で行われていました。
最近のWord場合、均等割り付けのショートカットキーは、［Ctrl］＋［Shit］＋［J］に割り当てられています。
ですが、均等割り付けは、そもそも、文字が選択されているのか、段落が選択されているのかによって動きが異なります。
「ワード 英単語 途中 折り返さない」
といった検索が行われていました。
Wordで文書を作成していて、英単語途中で改行されないようにする方法を探している方による検索です。
［タブとリーダー］ダイアログ－［すべてクリア］ボタンをクリックすることで、配置されたタブ位置を全て削除できることをご紹介しました。
その記事の中で、個別のタブ位置を削除するのに、［タブとリーダー］ダイアログを使わない操作があるということを示唆させていただきました。
「word 2010 タブ位置の削除するには」
という検索が行われていました。
Word 2010で、タブ位置を削除する方法を探している方による検索です。
任意のタブをあまり使ったことのない方がタブを利用しようとしていると、いつの間にやらルーラーが下図のような状態になったりします。
Word 2007・2010の、［スタイル］ウィンドウの［リンクされたスタイルを使用不可にする］チェックボックスが何をするものなのか、［スタイル］ウィンドウでリンクスタイル・段落スタイル・文字スタイルがそれぞれどう表示されているのかご紹介しました。
リンクスタイルは、Word 2007から登場したスタイルで、リンクスタイルの存在していなかった2003までのWordはどうだったのか、あらためてご紹介しておきましょう。
「ワード 段落 選択 キー」
「word 段落選択 ショートカットキー」
という検索が行われていました。
Wordで段落を選択するショートカットキーを探している方による検索です。
Word 2010で［タブとリーダー］ダイアログを表示する方法をご紹介しました。
その記事の中で、キーボード操作で［タブとリーダー］ダイアログを表示できることを示唆しました。
このサイト・インストラクターのネタ帳で、
「ワード タブとリーダー ショートカットキー」
といった検索が行われているのを見かけることもあります。
Word 2007・2010で、［段落］ダイアログを表示する方法をご紹介しました。
Word 2007・2010に限らず、［段落］ダイアログについては
「Word 段落 ダイアログ ショートカットキー」
という検索をこのサイトでもよく見かけます。
「Wordで縦書きにするとインデントマーカーが表示されないのですが・・・？」
Wordで縦書き文書を作成しようとしている方からいただく定番の質問の一つです。
横書き文書の場合、水平ルーラーにインデントマーカーが表示され、ドラッグすることでインデントを設定することができます。
他の人が作成したWordファイルを編集しているような方から、
「フォントを変更しても行間が変わらないのですが・・・？」
といったご質問をいただくことがあります。
初期状態のWordでは、フォントサイズを変更すると、行間も自動的に変更されます。
しかし設定によっては、文字の大きさを変更したときに、行間が変更されないようにすることができます。
そのため、フォントサイズと行間によっては、文字の一部が下図のように隠れてしまうことがあります。
「改行幅」
という表現を使う方がいらっしゃいますが、Wordでは
「行間」
という表現が使われているので、検索などを行うのには
「改行幅」
ではなく
「行間」
を使うべきだということをネタにさせていただきました。
「両端揃えと左揃えって何が違うのでしょうか？」
というご質問をWordの機能をしっかりと理解しようとしている方からいただくことがあります。
2003までのWordなら、［書式設定］ツールバー−［両端揃え］ボタンがOnなら両端揃え、［両端揃え］［中央揃え］［右揃え］ボタンいずれもOffになっているなら左揃えです。
ボタンの状態が違うのはわかるとして、実際の文章で、両端揃えと左揃えの違いがどこにあるのかは、よく注意しないとわからないため、
「両端揃えと左揃えって何が違うのでしょうか？」
といったご質問をいただくわけです。
このサイトの検索ログを眺めていると
「改行幅 ワード 設定」
といった検索に気づくことがあります。
おそらく、Wordで
- 行ピッチ
- 行おくり
- 行間
を設定する方法について調べたかったのでしょう。
しかし残念ながらWordでは
「改行幅」
という表現を使っていないのです。
パソコンにある程度詳しい方なら、教えて君にうんざりしたりした記憶というのは少なからずあるんじゃないかと思います。
パソコン講習会の現場でも、教えて君とそうでない方とが存在します。
自分で試してみた上で質問してくる方と、ちょっと試してみればわかりそうなことまで質問してしまう教えて君とが存在します。
もちろんパソコン講習会というのは、教える＆教えられるという関係の場ですから、普段は教えて君ではない方が、教えて君になってしまうということもあります。
不思議なことに、パソコンをある程度使えている方の中から教えて君が現れてしまうことがあります。
その代表例が、
「両端揃えを無効にして左揃えにするにはどうしたらいいのでしょう？」
というご質問です。
「ツールバーのボタンが使えなくなってしまったのですが．．．？」
「ツールバーの、両端揃え・中央揃え・右揃えボタンが使えなくなったのですが．．．？」
というご質問をいただくことがあります。
段落の配置を指定する、［書式設定］ツールバー−［両端揃え］［中央揃え］［右揃え］といったボタンが、上図のようにグレーアウトして使えない状態になってしまうことがあるのです。
「音引きが行の先頭に来ないようにするにはどうしたらいいのでしょうか？」
「『ー』が行のはじめにこないようにしたいのですが．．．？」
というご質問をいただくことがあります。
実務では、文書をまっさらの状態から作成することは少なく、以前誰かが作成した文書を使いまわすということがよく行われます。
そんなときに様々な質問をいただきます。
「文字の上が切れてしまうのですがなぜでしょうか？」
というご質問もそんな質問の一つです。
どんな現象なのかまずはサンプルファイルをご確認いただく方が早いでしょう。
Wordによる文書作成で、生産性を上げるためにはスタイルの活用は必須でしょう。
しかし、スタイルを多用しはじめると、どのスタイルがどこに適用されているのかを確認しづらくなるという問題があります。
そのため、
「どこにどのスタイルが適用されているのかを簡単に調べる方法はないのでしょうか？」
といったご質問をいただくことがあります。
「スタイルを選択し直すと、以前は確認のダイアログが表示されたと思うのですが．．．？」
こんなご質問を、スタイルを使いこないしている方からいただくことがあります。
スタイルを利用していない方にとっては、何のことやらまったくわからない質問だと思います。
例えば、段落スタイル「見出し1」をどこかの段落に適用します。
次にその段落で、フォントサイズを変更したり、行間を変更したりといった書式変更をします。
その後その段落が選択された状態で、［書式設定］ツールバー−［スタイル］ボックスから段落スタイル「見出し1」を選択します。
すると、
「スタイル名：見出し1
次のいずれかを選択してください。
スタイルに登録されている書式を更新する
選択した箇所の書式をスタイルに登録されている書式に戻す」
と表示された［文字/段落スタイルの変更］ダイアログが、バージョン2000までのWordでは表示されます。
ところが同様の操作を行っても、2002以降のWordではこのダイアログが表示されなくなったため、いただくご質問です。
このサイトで、
といったネタをご紹介してきました。
間違った名称で機能を覚えてしまっている人の多さを指摘したネタですが、同様の機能が他にもあります。
段落の先頭文字を大きく表示させる「ドロップキャップ」機能です。
「ドロップギャップ」と覚えてしまっている人が少なくないようですが
「ドロップキャップ」が正しい名称です。
「ギャ」ではなく
「キャ」が正解です。
英語ならば
「Drop Cap」です。
「Drop Gap」ではありません。
日本人には
「キャ・キュ・キョ」より
「ギャ・ギュ・ギョ」の方が発音しやすいことや、
「キャップ」という単語よりも「ギャップ」という単語の方が日本語で使われることが多いことなどから間違って覚えてしまっている人が多いのではないかと推測しています。
「段落番号のフォントは変更できないのでしょうか？」
「段落番号のフォントを変更したいのですが．．．？」
というご質問をいただくことがあります。
現在のWordは非常に機能が豊富で、ちょっと見ただけではどんな機能なのかよくわからないボタンや設定項目がたくさんあります。
［段落］ダイアログ−［インデントと行間隔］タブに、［同じスタイルの場合は段落間にスペースを追加しない］チェックボックスが、Word 2002から追加されました。
ところがメニュー［書式］−［段落］をクリックして［段落］ダイアログを表示した場合、［同じスタイルの場合は段落間にスペースを追加しない］チェックボックスは使用不可の状態になっています。
これをご覧になった方から
「［同じスタイルの場合は段落間にスペースを追加しない］チェックボックスはどうなったら使えるのでしょうか？」
「［同じスタイルの場合は段落間にスペースを追加しない］チェックボックスは何をするためのものですか？」
というご質問をいただくことがあります。
タブとリーダーについて以下のようなネタをご紹介してきました。
いずれも、リーダー部分だけに書式設定することができることを利用した操作です。
このことがわかると面白いリーダーを引くこともできるようになります。
タブとリーダーのリーダーについてご紹介すると、
「直線のリーダーというのはないのでしょうか？」
「点線ではなく直線のリーダーを引きたいのですが．．．？」
といったご質問をいただくことがあります。
メニュー［タブとリーダー］をクリックして表示される［タブとリーダー］ダイアログを使って、リーダーを引くことができます。
ここで引くことのできるリーダーは、
- （2）文字下端の点線
- （3）文字中央の破線
- （4）文字下端の直線
- （5）文字中央の点線
の4種類です。
（4）を使えば文字の下端に直線を引くことはできますが、文字の上下中央の高さに直線を引く機能がないため、先のようなご質問をいただくことになります。
Office XPから新しいユーザーインターフェース=作業ウィンドウが実装されたことに伴い、Word 2002から、スタイルの管理は［スタイルと書式］作業ウィンドウを使って行うようになっています。
その［スタイルと書式］作業ウィンドウに［すべて選択］ボタンがあるのですが、
「すべて選択ボタンが使えないのですが．．．？」
「すべて選択ボタンはどうやったら使えるようになるのでしょうか？」
というご質問をいただきました。
フォントやフォントサイズを変更したり、太字・斜体を設定したりといった文字書式に比べ、段落書式というのは、なかなかわかりにくいものです。
用紙の余白部分から、文字の表示される位置を指定するインデントは、そんなわかりにくい段落書式の一つです。
インデントを設定するには、メニュー［書式］−［段落］をクリックして表示される［段落］ダイアログでも設定できますが、マウスを利用している場合インデントマーカーをドラッグして指定すれば、目視確認しながらインデントを設定できるので、慣れた方にとっては便利です。
ただ、誰からも教えてもらうことなく、インデントマーカーを使えるようになれる方は、ほとんどいらっしゃらないように思います。
Wordの段落についてインストラクションをしていると、
「禁則処理とは何ですか？」
というご質問をいただくことがあります。
［Ctrl］＋［スーペース］キーでフォント書式のクリア、［Ctrl］＋［Q］キーで段落書式のクリアができることをご紹介しました。
このショートカットキー：［Ctrl］＋［スペース］／［Ctrl］＋［Q］を使っても書式がクリアできないのですが？
というご質問をいただきました。
「箇条書きの先頭の記号の大きさを変えるにはどうすればいいのでしょうか？」
というご質問をいただくことがあります。
Wordでは箇条書きの先頭の記号を行頭文字と称するのですが、確かに［箇条書きと段落番号］ダイアログで「■」「◆」などを選ぶことができますが、文字とのバランスで大きく感じるケースもあるようです。
一般的には、
・新宿
・渋谷
・池袋
という表記も、
1.新宿
2.渋谷
3.池袋
という表記も、「箇条書き」と呼ぶと思いますが、Wordでは前者を［箇条書き］ 後者を［段落番号］と称しています。
この段落番号についてよくいただく質問があります。
離れた場所にある段落番号が連続した数値になってしまうことがあって、そんなときに
「番号を1から振り直すにはどうすればいいのでしょう？」
というご質問をいただきます。
Wordを自己流で覚えた方から、
［箇条書きと段落番号］ダイアログの［元に戻す］ボタンは何に使うものですか？
［箇条書きと段落番号］ダイアログの［元に戻す］ボタンはどうすると使えるようになるのでしょうか？
というご質問をいただくことがあります。
Word 2002で、スタイルや書式に関連した機能が変更されています。
設定した書式の組み合わせが、［スタイル］ボックスへ自動的に追加表示されるようになっているのです。
例えば文字を選択しておいて、太字・斜体・下線・フォントサイズ=12pt・フォントの色=赤といった書式を設定すると、［書式設定］ツールバーの［スタイル］ボックスに「標準＋12pt,太字,斜体,赤,下線」といった表示が増えます。
Word 2000まではこんなことはありませんでした。
一度設定した書式の組み合わせを、簡単に他の箇所で利用しやすいように行われている動作ですが、バージョン2000以前からしっかりスタイルを利用してきたWordユーザーにとっては、自分の設定していないスタイル以外のものが勝手に［スタイル］ボックスに表示されるのを、鬱陶しいと感じる方もいらっしゃるようです。
レポートや報告書などの長めの文書を作成する際、はじめに書くべき項目を箇条書きにし、バランスを見て全体の構成を考え、それから書きはじめる方がまとまりのある文書が作れるんじゃないかと思います。
こういった手順をとると、項目を箇条書きにしたあと、項目の順番を入れ替えるという作業が発生しますが、そんなときにどうしてらっしゃいますか？
コピーアンドペーストを繰り返しますか？
ドラッグアンドドロップで移動を繰り返しますか？
段落を中央揃えにするショートカットキーって何でしたっけ？
ショートカットキーをよく使う方から時々いただく質問です。
右揃えの［Ctrl］＋［R］や左揃えの［Ctrl］＋［L］は、英単語RightやLeftの頭文字でわかりやすいのですが、中央揃えはCenterの頭文字を利用した［Ctrl］＋［C］ではありません。
Wordにはバージョンによって違いがありますが、いろいろな表示モードが用意されています。
メニュー［表示］−［アウトライン］をクリックすると、表示モードの一つアウトラインモードになります。
レポート・報告書・論文など長めの文書を作成するときに、便利なモードです。
右揃えの段落で行末にスペースを入れたら、余白部分にスペースがはみ出して行くのですがなぜですか？行末にスペースを入れるにはどうすればいいのですか？
インストラクションをしていると、たまにいただく質問です。
この現象をご覧になったことのない方は、上の質問だけを読んでもなんのことやらわからないでしょうから、是非Wordを起動して試してみてください。
Wordを使いこなそうと思ったら、段落という概念の正しい理解が必須です。Wordの段落概念を理解できていないと、何となく程度にしかWordは使えないと思います。
そして、
細かい段落書式を必要とする文書を作成する際には、［段落］ダイアログを頻繁に表示しなければなりません。
ドロップキャップという機能がWordにありますが、お使いでしょうか？
段落の先頭の文字を、自由な配置で大きく表示させる機能です。
「リーダーの色を変更したいのですが．．．？」
「［タブとリーダー］ダイアログで設定した、リーダーの色を変更するにはどうすればいいのですか？」
というご質問をいただきました。
［タブとリーダー］ダイアログをいくら探しても、リーダーの種類は選ぶことができますが、色は変更できそうにありません。
項目ごとに見やすいように改行して書き並べたものを一般的に箇条書きと言いますが、Wordでは「1.」「2.」「3.」のように連続した数字などが項目の頭についているものを「段落番号」、「●」「◆」「★」などが項目の頭についているものを「箇条書き」と呼び、項目の先頭につく「●」「◆」「★」などの記号を「行頭文字」といいます。
箇条書き・段落番号が設定されている段落の末尾で［Enter］キーを押すと、新しい段落が作成され、その段落にも同じ行頭文字が設定され、段落番号の場合連続した次の数字などが表示されます。
この新しく作成される段落が、箇条書きや段落番号とならないようにする方法はないのかとご質問いただきました。
これまでWordの便利機能についていろいろご紹介してきました。
何らかの操作をすると、自分で操作した以上の結果にしてくれるような機能です。
「Word」という単語と、「勝手に」または「自動的に」という言葉でAND検索をしていただくと、いくつかネタが表示されるはずです。
これらの便利機能は慣れない（どうしてそうなるのかよくわからない）うちは、多くの場合評判がよろしくありませんので、「勝手にｘｘになるのを止めるにはどうすればいいのでしょう？」という形でご質問をいただくことが多いです。
しかし、まあ人とは勝手なものでその機能に慣れてしまうと、自分が操作した以上の結果になるのが通常で、その結果がもたらされない場合に逆の不満が出てきます。
ｘｘしたのにXXにならないのは何故ですか？
その筆頭と言えるのは、
段落の先頭でスペースを入力してもインデントにならないのですが．．．
という質問だと感じています。
Wordには、様々な自動的に書式を設定する機能がありますが、
「段落の先頭で［Tab］キーを押したときにインデントにせず、タブのままにしておくにはどうすればいいのですか？」
というご質問をいただきました。
Word初心者を卒業できるかどうかは、Wordの段落という概念を理解できるかどうかにかかっていると思っています。
インデント、タブとリーダー、スタイルといった機能は、わからなかったとしても、とりあえず文書作成をすることはできますが、これらの機能を利用するためにはWordの段落という考え方を、しっかり理解できていなければなりません。
メニュー［表示］の中に［見出しマップ］というコマンドがあって、クリックするとWordの画面左にグレーの部分が表示されたのですが、これは何ですか？というご質問をいただきました。
まさに表示された部分が［見出しマップ］なわけですが、適切な段落書式を設定していない場合には何の使い道もありません。
先日、キーボード操作で罫線を引く方法をご紹介しました。
操作自体は簡単ですからすぐ覚えていただけるのですが、この方法で引いた罫線を消すことができないという方が少なからずいらっしゃいます。
引かれた罫線の正体が何なのかということを理解できていないと、引くことはできたけれども消すことができないという事態となります。
キーボード操作でできた罫線の実体は、段落罫線です。
キーボード操作だけで罫線を引くことができるのをご存知でしょうか？
知らない方には全く思いもよらない機能のようですが、簡単に罫線を引きたいときには便利な機能です。
Word初心者の多くが苦労することと言えば、書式が設定されている段落で［Enter］キーを押すと、次の段落にも同じ書式が自動的に設定されるWordの仕様です。
例えば、文書のタイトルを入力して、そのタイトル文字を太字に、フォントサイズを大きく20ptに、中央揃えにする、などということはよく行われます。その書式設定を行ってから［Enter］キーを押せば次の段落も同じように太字・20pt・中央揃えに設定されます。
この解除に苦労する方、面倒に感じる方は、とても多いです。
こういうものは様々な方法で作ることができて、どれが正解ということはありません。イロイロな方法を覚えておいて、ケースバイケースで使い分けができるといいんじゃないでしょうか。
申込書のようなものをWordで作ることはよくあります。
文書の上の方に告知文や、催し物についての情報が記載され、下の方が申込書になっていているタイプの文書です。
申込書の部分を切り取ってもらうために、「キリトリ」という文字とともに点線や破線を入れたいという要望はよくありますが、このキリトリ線の作成はどうされますか？
オートシェイプの直線とテキストボックスを使うという方が多いと思うのですが、どうもこれが好きになれないという方もいらっしゃるようです。
他の部分が全て本文の文字なのに、たかが線一本のためだけに、オートシェイプとテキストボックスを使わなければいけないのか、その気持ち悪さのようなものでしょうか。なんとなくわかります。
日本語の中に英単語が混じっているような場合はそれほど気にならないのですが、会社で作る文書などでは、「2004年5月25日」というような日付が右上の方によくあるわけで、この数字と「年」「月」「日」との間に微妙なすき間があって、なんだか気持ち悪く感じました。
けれどその当時は、まあそんなもんなのかと、なんとなく納得して、気持ち悪さを抱えつつWordを使いつづけました。
そして、いつの間にかそのスペースのことはまるで気にならなくなっていました。
会社などでの文書作成作業では、どこかに元があって、それをコピー＆貼り付けして、整形したり追加したりして新しい文書を作るなんてことはよくあります。
最近では、Webページからコピーするというケースが結構あると思います。
（著作権等の問題が絡んでくる可能性のある行為ですが、ここではそれは適切に対処されているとして．．．）
そんなときによく出る要望が、「一旦全部の改行をとりたい」というものです。
よく聞くのが、勝手に箇条書きの書式設定をしてほしくない、というものです。
テンプレートを指定せずに新規作成した文書の場合、段落スタイル［見出し1］などを指定すると、段落の先頭部分に「・」が表示されます。
気になって［BackSpace］キーを押しても消すことはできません。
けれど印刷されるわけでもないので、「ま、いいか」と忘れてしまう方が多いのではないかと思います。
初心者の方がインデントやタブを使えることは先ずなくて、なんでもかんでもスペースを入れてしまいます。文書の体裁を整えるのにスペースを挿入していると、生産性が向上しないことに気づいてインデントやタブを使えるようになれば、初心者卒業と言っていいんじゃないでしょうか。
他のスタイルを適用するにはどうすればいいでしょうか。
段組みや表・テキストボックスの中など、横幅が狭いところに英単語を含んだ文章を入力してビックリした記憶はありませんか？
「行間」と「行送り（行ピッチ）」、この言葉の意味理解してらっしゃいますか？
勿論、印刷に関連したお仕事をされている方なら、ご存知だと思いますが・・・。
文字列を選択をするときに、段落記号まで勝手に選択されないようにする設定変更を、ご紹介しました。
実は［オプション］ダイアログで設定を変更しなくても、キーボード操作を行えば、段落記号を選択せず、文字列だけを選択することができます。
マウスのドラッグ操作で選択をするときに、文字だけを選択したいのに、勝手に段落記号まで選択されてしまってイライラすること、ありませんか？
私もコピー&貼り付けをするために、段落記号の直前の文字列を選択するときに、そんな思いをしたことがあります。
Home > Word ワードの使い方-段落書式
