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Excel エクセルの使い方-書式
「エクセル 範囲を指定して空白以外に色をつける」
という検索が行われていることがあります。
セルに大量のデータが入力されているときに、空白でないセル・データの入力されているセルを目立たせるために、空白以外のセルに色をつける方法を探している方による検索です。
Excelに慣れている方なら迷わず条件付き書式を設定するところです。
しかし、Excel初心者の場合、条件付き書式の設定を難しいと感じることもあり、条件付き書式を使わずに、手作業である程度楽に同様のことをする方法を必要とする方がいらっしゃるのも現実です。
「エクセル 下付き文字 設定方法」
といった検索が行われているのを見かけることがあります。
Excelで「H2O」の「H」後ろの「2」のように、下付き文字にする方法を探している方の検索です。
「パーセンテージを自動で入力するチェックボックスは何をするものなのでしょう？」
といったご質問をいただくことがあります。
2003までのExcelなら、
メニュー［ツール］−［オプション］をクリックして表示されれる［オプション］ダイアログ−［編集］タブ
Excel 2007なら、
［Officeボタン］−［Excelのオプション］ボタンをクリックして表示される［Excelのオプション］−［詳細設定］−［編集設定］欄
に［パーセンテージを自動で入力する］チェックボックスが存在します。
この［パーセンテージを自動で入力する］チェックボックスは何をするためのものなのかというご質問です。
一般に、Excelでパーセンテージ書式を設定するには、
［セルの書式設定］ダイアログ−［表示形式］タブ−［分類］欄で「パーセンテージ」を選択したり
2003までのExcleなら［書式設定］ツールバー−［パーセントスタイル］ボタンをクリックしたり
Excel 2007なら［ホーム］タブ−［数値］グループ−［パーセントスタイル］ボタンをクリックしたり
といった操作を行います。
「パーセンテージを自動で入力するチェックボックスは何をするものなのか？」
というご質問をする方は、［パーセンテージを自動で入力する］チェックボックスをOnにしておけば、［セルの書式設定］ダイアログや［パーセントスタイル］ボタンをクリックするといったパーセンテージ書式設定操作を省略することができるのかと誤解してしまう方が少なくないかもしれません。
「パーセンテージを自動で入力する」という表現になっているわけですから、そんな誤解をしてしまうのも無理のないことだと感じます。
「セルの結合ができないエクセルファイルがあるのですが・・？」
というご質問をいただくことがあります。
2003までのExcelなら［書式設定］ツールバーの［セルを結合して中央揃え］ボタン、Excel 2007なら［ホーム］タブ−［配置］グループの［セルを結合して中央揃え］ボタンが、使用不可の状態になっているときにいただくご質問です。
そのとき［セルの書式設定］ダイアログ−［配置］タブの［文字の制御］欄を確認してみると、［セルを結合する］チェックボックスがグレーになっていて、これも使うことができません。
この状態がなぜおこるのか、どうしたら解除できるのか、というご質問です。
セル結合ができない状態になる原因でもっとも多いのは、ブックの共有設定です。
ブックの共有が設定されているときに、セルの結合はできなくなります。
ちなみに、
ブックが共有されているのかどうかは、タイトルバーを見ればすぐにわかります。共有されている場合、下図のようにタイトルバーに［共有］と表示されます。
このサイトでは、セルの結合と、結合されたセルの解除に関連したネタを何度かご紹介してきました。
最近になって、予想外の操作で、セルの結合解除がとても簡単に実行できてしまうことを知りました。
仕事をする中で、他の人が作ったファイルを見るということはよくあり、そんなファイルを解析するのは、勉強になることが色々とあります。
他の人が作ったファイルを見ていた方から
「他の人からもらったファイルで文字を入力すると、その文字が勝手に繰り返されるセルがあるのですが、どうやって設定してあるのでしょうか？」
といったご質問をいただいたことがあります。
どんな状態かご覧になったことのない方は、まずはサンプルファイルをご覧ください。
「0; -* 0」
「#,##0; -* #,##0」
といったユーザー定義書式を設定することで、「-」（マイナス符号）の位置を揃えられることをご紹介しました。
この方法を知った方から
「マイナス記号とセルの枠線の間をもう少しあけることはできないのでしょうか？」
といったご質問をいただくことがあります。
「#,##0; -* #,##0」というユーザー定義書式を設定すると「-」がセルの先頭に固定され下図のような状態となります。
「文字方向が変えられないようになっているのですが？」
「文字の向きを変えるところがグレーアウトして使えないのですが？」
といったご質問をいただくことがあります。
Excelで文字を縦書きにするような場合に、［セルの書式設定］ダイアログ−［配置］タブ−［方向］欄を利用しますが、その［方向］欄がグレーアウトして使えない、どうしたら使えるのかというご質問です。
表を作成して罫線を引くという操作は、Excelをお使いの方なら非常によく行ってらっしゃることでしょう。
特に、格子罫線を引くという操作が一番多いと思うのですが、［書式設定］ツールバー−［罫線］−［格子］ボタンで引ける格子線に不満を持っている方も少なくないんじゃないかと想像します。
パソコンの画面で見ている分には問題ないのですが、印刷をしたときにどうも太いのです。［書式設定］ツールバー−［罫線］−［格子］ボタンで引かれた格子罫線は。
そのため［セルの書式設定］ダイアログを表示させ［罫線］タブで、格子罫線を引く操作をしてらっしゃる方が少なくないんじゃないかと思います。
Excelでもインデントを設定できることをご紹介しました。インデントの設定・解除にショートカットキーが割り当てられていることもご紹介しました。
Excelのインデント機能について
「インデントをすべて解除するには、どうすればいいのでしょうか？」
「インデントを一度に解除するには、マクロを組むしかないのでしょうか？」
というご質問をいただいたことがあります。
2003までのExcelならば［書式設定］ツールバー−［インデント］ボタンを、2007ならば［ホーム］タブ−［配置］グループ−［インデント］ボタンを、一回クリックすると、インデントが1レベル設定され、もう一回クリックすると更に1レベルインデントされます。
逆に、［インデント解除］ボタンを一回クリックするたびに、インデントが1レベル解除されていきます。
すべて同じレベルのインデントが設定されている場合、解除したいインデントの設定されているセルを選択して、［インデント解除］ボタンを何度かクリックすれば、複数セルのインデントをまとめて解除することができます。
しかし、違うレベルのインデントが設定されているときには、インデントの設定されているセルをすべて選択して、何度かツールバーやリボン上の［インデント解除］ボタンをクリックしたとしても、すべてのインデントを解除することはできません。
そんなときにいただくご質問です。
激しく拒絶反応を起こす方もいらっしゃるようですが、Excelをワープロ代わりに利用している方は少なくありません。
これは、Microsoft Officeシリーズのワープロソフト・Wordが難しすぎることが関係していると私は考えています。
「Excelでマスターする伝わる企画書」などで紹介されている、全セルの列幅を「2」にする「方眼メソッド」を利用されている方も多いのではないかと思います。
Excelの方眼メソッドを使う場合、セル結合の利用頻度があがります。
「縦書きにしたいのですが．．．？」
「縦書きにするにはどうすればいいのでしょう」
というご質問は、Excelの定番の質問と言ってもいいかもしれません。
セルの詳細な書式設定は、［セルの書式設定］ダイアログで行うのが、Excel操作の大原則です。
その具体的操作方法は既にご紹介しています。
ただ、頻繁に縦書きにしたいという場合、ショートカットキー［Ctrl］＋［1］を利用したとしても、［セルの書式設定］ダイアログをいちいち表示する操作はちょっと面倒です。
［セルの書式設定］ダイアログ−［罫線］タブで、セル内に斜めの罫線を引く方法をご紹介しました。
多くの方がこの方法で斜め罫線を引いてらっしゃると思うのですが、斜め罫線を引く機会が多い場合、正直言って面倒だと思います。
自己流でExcelを使うようになった方の中には、ほとんどの操作をツールバーだけで行うという方がいらっしゃいます。
そんな方から、
「斜め線を引きたいのですが．．．？」
「Excelで斜めの罫線は引けないのでしょうか？」
というご質問をいただくことがあります。
［書式設定］ツールバー−［罫線］ボタンでは、セルの中に斜め罫線を引くことができないためいただくご質問です。
Wordでデフォルトのフォントを変更する方法をご紹介しました。
Excelでも既定のフォントを変更したいという要望はいただきます。
セルの幅よりも長い数値が入力されている場合に、「####」といった表示になってしまうケースと対処方法をご紹介しました。
もう一つこれとは違う原因で「####」表示になるケースがあります。
日付や時刻の書式設定が行われているセルにマイナスの値が入力されているケースです。
現在のOffice最新バージョン=Office 2003を使ってパソコン講習会を行っているときに、
「うちのパソコンではxxができなかったのですが？」
というご質問をいただくことがあります。
バージョンの違いによる機能差に起因する質問です。
ご自宅がOffice XP、講習会場がOffice 2003ならばまだましなのですが、Office 2000とOffice 2003とでは違いがあちこちに出てきます。
正直なところ、多くの機能はOffice 2000で十分なんでしょうが、些細なところがバージョンアップによって機能アップされていて、使い慣れてしまうと案外便利だったりするものがあります。
「うちのパソコンではシート見出しの色が変更できないのですが．．．？」
というご質問も、そういった質問の一つです。
Excelで大きな数値を扱いはじめた方からいただく質問と言えば、
「####という表示になってしまったのですが．．．？」
「数字が表示されないでなんかエラーになってるんですが．．．？」
「シャープがたくさん表示されてるのですが．．．？」
といったご質問です。
IT講習でよくいただく質問にはいくつかのパターンがあって、
「○○することができません」
という類の質問はよくいただくタイプの一つです。
このタイプに該当する質問で
「セルの書式設定をすることができないのですが．．．？」
というご質問をいただくことがあります。
Excelでは日付を1900年1月0日を基準に、数値として扱っています。
その数値に書式設定することで日付らしく見せているわけです。
曜日も含めて「4月1日(土)」と表示するなら、
「m"月"d"日("aaa")"」
と書式設定をします。
「[<32516]ggge"年"m"月"d"日";[<32874]"平成元年"m"月"d"日";ggge"年"m"月"d"日"」
と指定をすれば、「平成1年」を「平成元年」という形で元号表示できます。
そんな日付表示の書式設定で、
「月という文字を揃えたいのですが．．．？」
という質問をいただくことがあります。
複数のセルを結合して一つのセルにするという操作は、Excelをお使いの方ならよく行ってらっしゃることでしょう。
セルの結合を行うには、
- ［書式設定］ツールバー−［セルを結合して中央揃え］ボタンをクリック
- ［セルの書式設定］ダイアログ−［配置］タブ−［セルを結合する］チェックボックスをOnに
いずれかの操作を行うわけですが、
「もっと簡単にセルの結合をできないのでしょうか？」
というご質問をいただくことは少なくありません。
Excelで均等割り付けを設定する方法をご紹介しました。
ところがこの設定を行っても均等割り付けされないというご質問をいただきました。
均等割り付けにならずに中央揃えになってしまうというのです。
「1行ごとにセルの色を変更するにはどうすればいいのでしょう？」
「1行おきに色を変えたいのですが．．．？」
Excelのインストラクションをするとよくいただく質問の一つです。
小文字の「i」を入力したいのに、勝手に大文字の「I」になってしまう現象と回避策について、ご紹介しました。
Excelで小文字入力しても大文字になる現象が発生することがあるのですが、先の「i」が「I」になるのとはまったく異なる原因・理由のものがあります。
Excelでは、「true」「false」と小文字入力すると、勝手に大文字の「TRUE」「FALSE」になるのです。
SEの方が仕様書をExcelで作成しているようなときに、この現象についてご質問いただくことになります。
「true」「false」と小文字で入力しても大文字になってしまうのはどうすればいいのですか？
どうしたら小文字の「true」「false」を入力できますか？
という質問です。
「i」が「I」になるのはオートコレクト機能のためでしたが、「true」「false」が「TRUE」「FALSE」になるのはまったく別の理由によるものです。
「TRUE」「FALSE」というのは文字列のような気がしますが、Excelではそうではないためなのです。
本当はデータや計算式だけをコピーしたいのに、罫線の設定されているセルをオートフィルしてしまい、あとから罫線を直す作業をした記憶は、オートフィル機能をご利用の方なら必ずあるはずです。
そんなときにExcel 2002や2003では、オートフィルをした直後に表示される［オートフィル オプション］ボタンから「書式なしコピー（フィル）」を選択すれば、データだけのコピーにすることができます。
Excel 97や2000では、データや数式だけをオートフィルすることはできないのか疑問に感じる方もいらっしゃるでしょう。
関数を使ってフリガナを表示させる方法を、ご紹介しました。
PHONETIC関数を使って、フリガナを取り出すわけですが、実際のフリガナと違う読み方で入力をした場合には、その入力したときの読みがフリガナとして表示されてしまいます。
これを修正するためには元々のフリガナを修正する必要があります。
Excelで列の幅を調整するにはいくつかの方法があります。
- ［列幅］ダイアログで数値指定
- 列番号見出しの境界線をマウスでドラッグ
- 列番号見出しの境界線上でダブルクリック
手っ取り早く、セル内に表示されている文字が表示されるようにしたい場合、
列番号の境界線上でダブルクリックする
のが便利です。
入力されている最長のデータに合わせ、列幅を自動調整してくれますから。
但しその列のいずれか一つのセルに長い文字列が入力されていると、列幅がかなり広がってしまいます。
Excelを文書作成ツールとして利用している方から、よくいただく質問があります。
セル内の行間を広げるにはどうすればいいのか？
セル内で行送りを指定するにはどうすればいいのか？
という質問です。
ワープロソフトなどでは、文書を見栄えよく・読みやすくするために、行間や行送りの指定ができます。それと同様のことを、Excelでするにはどうすればいいのか、ということです。
Excelのセル内での縦方向の文字配置は、基本的には下詰めになっています。
セル内で下に表示されている文字を、中央揃えにしたり上詰めにするにはどうすればいいのか？
というご質問もExcel初心者の方からいただく質問の一つです。
「文字を縦書きにしたいのですが．．．？」
「セルに入力された文字列を縦書きにするにはどうすればいいのですか？」
といったご質問をいただくことがよくあります。
Excelで資料を作成する場合、罫線を引くというのは必須と言っていい操作です。
簡単に罫線を引く場合は［書式設定］ツールバーの［罫線］ボタンをクリックし、細かく設定したいときには［セルの書式設定］ダイアログ−［罫線］タブで罫線を作成していたことと思います。
Excel 2002から罫線を簡単に引くための、［罫線］ツールバーという機能が追加されていますが使ってらっしゃるでしょうか。
Excelで何らかの計算書を作成して、例えば取引先の人にそのExcelファイルを渡す必要があるとき、計算式を見られたくないということがあります。そのため、
「数式や関数を非表示にする方法はないのですか？」
「数式の非表示設定はどこでできますか？」
「計算式を見られたくないのですが．．．」
といった質問をいただきます。
Excelでちょっとした業務用アプリケーションを作ると、ユーザーには見せたくない・見せる必要のないマスターデータのようなものが作られます。
例えば、VLOOKUP関数の検索範囲にするデータリストや、入力規則のリスト用データなどです。
そんなときにそのマスターデータを一つのワークシートにまとめ、そのワークシートを非表示にしておきたい、隠したいという要望が出ます。
［セルを結合して中央揃え］ボタンをクリックして、セル結合を行っている方は少なくないと思います。
人気のあるセルの結合ですが、私個人はできるだけ使わないようにしています。
セル結合が行われていると、
「この操作には同じサイズの結合セルが必要です。」
といったメッセージが表示されて、操作できなくなることがどうしてもあるためです。
セル結合で不具合が多いという方は、以下の操作を試してみてはいかがでしょう。
Excelで意外とよくいただく質問に、「32（3の2乗）」のような乗数表示・べき乗表示をするにはどうすればいいのか、というものがあります。
実は私、結構なおっちょこちょいです。
Excleの［書式設定］ツールバーを見ていてビックリしたことがあります。
「アンダーラインを引くための［下線］ボタンに［▼］がない！」
なんてビックリしたことがあるのです。
Word 2000から［書式設定］ツールバー−［下線］ボタンに［▼］ボタンがついて、下線の種類を選ぶことができるようになっているのですが、Excelもそうなっていると勘違いしてたのです。
（オハズカシイ．．．）
会社などでは頻繁にバージョンアップもできないので、Office 2000がまだまだ多いかもしれません。こうしてバージョンが混在していると特に初心者の方は大変だろうなと思います。
自宅のパソコンでできたことが会社ではできなかったりという状況が生じて。
古いバージョンから新しいバージョンになった場合はまだいいのですが、新しいバージョンでOffice製品に慣れて、古いバージョンを使うことになったときに戸惑いは、より大きいだろうと思うのです。
そういう方からはWordにある機能を、Excelで同じようにするにはどうすればいいのかというご質問をいただきます。
［均等割り付け］はそんな機能の一つです。
Excelで名簿を作ることはよくありますが、名前などのフリガナはどうしてますか？
一生懸命手入力してませんか？
ご存じない方も多いのですが、Excelには漢字にフリガナをふる機能もありますのでご紹介しておきます。
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