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Word ワードの使い方
「ワード2003 縮小表示を消す」
という検索でこのサイト・インストラクターのネタ帳へのアクセスがありました。
Word 2003で、縮小表示を非表示にする方法を探している方でしょう。
Word 2010・2007の場合、下図のように［ナビゲーション］ペインの右上に［閉じる］ボタンがありますが
Word 2003の場合、そのようなボタンが存在していません。
「ワード コメント 一括削除 2003」
という検索が行われていました。
Word 2007・2010の場合、［校閲］タブ－［コメント］グループ－［削除］［▼］ボタン－［ドキュメント内のすべてのコメントを削除］からコメントを一括削除できます。
同様のことをWord 2003で行う方法を探している方による検索です。
Wordで文書を作成しているときに、ちょっとした操作ミスをしたために、今まで認識していなかったWordのショートカットキーを知りました。
［見出し1］スタイルを設定する［Ctrl］＋［Alt］＋［1］キーを押したつもりが、別のキーを押してしまい、思いがけない状態が発生して、結構驚きました。
Word 2007・2010で［テンプレートとアドイン］ダイアログを表示する操作をご紹介しました。
その記事の中で、［テンプレートとアドイン］ダイアログを表示するキーボード操作があることに触れました。その操作をご紹介しておきます。
パソコンインストラクターな方だと、動作検証などのために、一つのパソコンに複数のバージョンのアプリケーションをインストールしていることがあります。
そんな場合に複数バージョンが混在していることに起因する、固有の現象が発生することもあります。
Microsoft Office関連でよく見かけるのは、複数のバージョンのWordがインストールされているときの現象でしょうか。
さっきまで使っていたのと別のバージョンのWordを起動しようとすると、Wordの起動に時間がすごくかってしまうのです。
Word 2010の文字数カウントについてご紹介しました。
その記事の中で、便利な文字数をカウントする操作方法があることを知ったと書かせていただきました。今回のネタはその操作についてです。
文字数カウントを行うショートカットキーについてです。
Office Onlineに暑中見舞いの無料テンプレート・無料素材が用意されていることをご紹介しました。
他にもWordで暑中見舞いはがきを作成する方法がありますのでご紹介しておきましょう。
毎年7月頃になると
「ワード 暑中見舞い 無料テンプレート」
「Word 暑中見舞いはがき 無料素材 ダウンロード」
といった検索をこのサイトでみかけるようになります。
暑中見舞いはがきの、無料テンプレート・無料素材を探している方の検索です。
office.microsoft.comで検索していただくと暑中見舞いのテンプレートがみつかります。
「アウトライン 本文 すべて表示するには」
「アウトライン表示で本文が途中から表示されない」
といった検索がこのサイトで行われているのを見かけることがあります。
論文のように、構造・構成のはっきりした文書を作成するのに、アウトラインプロセッサは便利です。
Wordのアウトライン表示は、Wordをアウトラインプロセッサとして利用する場合の表示モードです。
Wordのアウトライン表示では、階層構造などを確認しやすくするために、本文レベルの文章をすべて表示しない状態にすることができます。
その本文がすべて表示されていない状態から、本文をすべて表示するにはどうしたらいいのかを知りたい、という方の検索でしょう。
年末が近づいてくると、このサイトで
「喪中ハガキ 文例」
「喪中はがき テンプレート ダウンロード」
といった検索を見かけるようになってきます。
「報告書 テンプレート ダウンロード」
といった検索がこのサイトで行われていることがあります。
報告書のテンプレート・雛形・書式・フォーマットをダウンロードしたいという方の検索でしょう。
一口に「報告書」といっても、さまざまな報告書が存在します。
さっと私がすぐに思いつくだけでも、
- 業務報告書
- 作業報告書
- 営業報告書
- 出張報告書
- 研修報告書
- 給与支払報告書
- 工事報告書
- 事故報告書
- 環境報告書
- 事業報告書
- 決算報告書
- 会計報告書
- 収支報告書
- 有価証券報告書
Office製品で計算といえば、もちろん表計算ソフトExcelですが、実はWordでも表計算を行うことができるということで、様々な書籍やWebサイトでWordの表計算機能について紹介されています。
このサイトでも、Wordの表計算機能でも［F9］キーで再計算できることをご紹介しています。
先日海外のサイトを眺めていたら、表計算機能ではない計算機能がWordに用意されているということを知ったので、ご紹介しておきます。
Webサイトの検索ログというのは、実に多くのことを教えてくれます。
このサイトの検索ログを眺めていて、
「そうかー、こういうことを知りたいんだな！」
「口頭での質問だと講師が解釈して回答できてしまうけれど、検索をするとなると自分で適切な言葉を使わなきゃいけないんよな、やっぱり。」
「こんな検索しちゃうと、なかなか必要な情報にたどり着けないよなぁ」
と感じることは多々あります。
先日、このサイトで
「Normal.doc」
を何度も検索している方がいらっしゃるのに気づきました。
「Normal.doc どこ」
「Normal.doc フォルダ」
「Normal.doc パス」
といった検索を何度も繰り返してらっしゃるのです。
この検索のどこが問題かおわかりになりますか？
文字列を均等に配置する均等割り付けという機能があります。
Wordの均等割り付けには、
- 文字列を指定した幅で均等に配置
- 文字列を行内いっぱいに均等に配置
という2つがあります。
▼サンプルファイル（001191.doc 26KByte）ダウンロード
サンプルファイルの1行目が、文字列を指定した幅で均等に配置した均等割り付けで、2行目が文字列を行内いっぱいに均等に配置した均等割り付けです。
ページ全体に罫線を設定する［ページ罫線］という機能がWordに存在しています。
この機能をよくご利用の方から
「ページ罫線の実体ファイルはどこにあるのでしょうか？」
というご質問をいただくことがあります。
このサイトでは、誤って覚えられてしまった語句について何度もご紹介しています。
検索ログを見ていて
「誰か周りに教えてあげる人はいないのかな」
と思ってしまうキーワードを見つけてしまうことがあります。
「Ward 使い方」
といった検索を何度も繰り返している方がいらっしゃいました。
本当は
「Word 使い方」
で検索したかったのでしょう。
新しいバージョンのOfficeを使ったことのある方が、同様のことを古いバージョンのOfficeで行うにはどうすればいいのか、というご質問をいただくこともあります。
「見出しマップにサムネイル表示をするにはどうしたらいいんでしたっけ？」
というご質問をいただいたことがあります。
これもそんなご質問の一つです。
段落記号・タブ・スペースなどの文書編集に用いる印刷されない記号を、編集記号と呼んでいます。
2003までのWordならば［標準］ツールバー−［編集記号の表示/非表示］ボタンを使って、Word 2007では［ホーム］タブ−［段落］グループ−［編集記号の表示/非表示］ボタンで、表示・非表示を切り替えられます。
この編集記号の表示・非表示について
「編集記号の表示/非表示を切り替えるショートカットキーは何ですか？」
というご質問をいただくことがあります。
頻繁に表示・非表示を切り替える場合、ツールバーやリボン上のボタンをクリックするのが面倒ということなのでしょう。
Wordには様々なテンプレートが標準で用意されています。
バージョンにより多少異なりますが、報告書・論文・ニュースリリース用のテンプレートや、原稿用紙ウィザードもテンプレートの一つです。
数あるテンプレートの中で、よく利用されているな、と私が感じるのはFAX送付状のテンプレートです。
Word付属のFAX送付状テンプレートがそのまま使われているを、何度か見かけたことがあります。
よく使われるテンプレートなだけに、
「他に無料で使えるFAX送付状のテンプレートはないのでしょうか？」
というご質問をいただくこともあります。
自分で0から作るのはちょっとパワー不足だが、かといって他でも使われているテンプレートそのままというのも・・・という心理なのでしょう。
レポートなど文字数の指定や制限のある文書を作成している方から、
「文字数をカウントするにはどうしたらいいのでしょうか？」
「文字数を数えることはできますか？」
というご質問をいただくことがあります。
「Wordでは黒地に白文字で入力することはできないのでしょうか？」
というご質問をいただくことがあります。
昔のワープロ専用機や、MS-DOSの画面のような雰囲気にしたいというご質問です。
Wordで文書作成をする場合、表示倍率を上げたり・下げたりをやたら行うフェーズがあります。
私の場合、ページ全体のレイアウトを決めるようなフェーズや、印刷直前の微調整を行うようなフェーズに、1ページ全体を表示したり、逆に拡大表示したりという操作を繰り返します。
多くの方が［標準］ツールバー−［ズーム］ボックスを利用して、拡大・縮小を行ってらっしゃると思うのですが、頻繁に操作をする場合に［ズーム］ボックスから目的の表示倍率を選択するのが、面倒に感じる方もいらっしゃることでしょう。
Office Onlineで配布されているWordのテンプレートについて何度かご紹介してきました。
テンプレート関連で、
「五線譜のテンプレートがどこかにないでしょうか？」
というご質問をいただくこともあります。
Office Onlineサイトから、テンプレートをダウンロードできることを何度かご紹介してきました。
テンプレート関連で、
「英語用罫線のテンプレートはありませんか？」
「英語用ノートのテンプレートを無料でダウンロードできるサイトはありませんか？」
というご質問をいただくこともあります。
これもちゃんとOffice Onlineに用意されているのですが、検索する際のキーワードが難しいようです。
「英語 罫線」
「英語 ノート」
で検索する方が少なくないようですが、これらのキーワードではヒットしないのです。
「縦方向のルーラーがなくなっちゃったんですが．．．？」
「垂直方向のルーラーはどうやったら表示されるのでしょう？」
というご質問をいただいたことがあります。
文書の作成中・編集中に、文字列を移動する操作はよく行われます。
どんな操作で文字列を移動してらっしゃいますか？
［切り取り］を実行してから［貼り付け］でしょうか。
マウスを使ってドラッグアンドドロップでしょうか。
認知度はあまり高くないようですが、他にも文字列を移動する方法がありますので、試してみてはいかがでしょう。
Wordについて、
「新規文書を作成すると・・・？」
といった質問をいただくことがあります。
「・・・」の部分はいろいろなバリエーションがあります。
「文字が黒色じゃなくなってしまったのですが．．．？」
「必ず太字になってしまうのですが．．．？」
「なぜか下線が設定されてしまうのですが．．．？」
「はじめから文字が入力されてしまっています．．．？」
などなど。
履歴書フォーマットのダウンロードについてご紹介しました。
職務経歴書についても要望をいただくことは少なくありません。
むしろ履歴書に対する要望より強いかもしれません。
履歴書は一般的なフォーマットが決まっていますが、職務経歴書は形式が自由であることが多く、その書き方が再就職活動の成否に影響を与える可能性があるからです。
必要事項を入力するだけで職務経歴書を作成してくれるようなサイトも増えていますが、そういったサイトを利用する方が増えれば増えるほど、逆にオリジナルな職務経歴書というのが有効になってくる可能性もあるでしょう。
Excelで、上書き保存時にバックアップファイルを作成する方法をご紹介しました。
バックアップ機能についてWordの場合は
「バックアップファイルが邪魔なんですが．．．？」
「上書き保存時にバックアップファイルが作られないようにしたいのですが．．．？」
というご質問をよくいただく印象を持っています。
Office XPでもっとも目立った新機能は、作業ウィンドウです。
Office 2000までダイアログで実装されていた機能の一部が、作業ウィンドウに移管されました。
確かに便利になった部分も多いのですが、明らかに不便になったと感じる部分もあるのが事実です。
新規文書の作成をテンプレートから行うという方にとって、作業ウィンドウが実装されたことは明らかに負担増となったはずです。
Word 2000までは、メニュー［ファイル］−［新規作成］をクリックすると、［新規作成］ダイアログが表示され、テンプレートを選択することができました。
ところがWord 2002からは、メニュー［ファイル］−［新規作成］をクリックすると、［新しい文書］作業ウィドウが表示され、Word 2002ならば「標準のテンプレート」リンク、Word 2003ならば「このコンピュータ上のテンプレート」リンクをクリックすると、［テンプレート］ダイアログが表示されます。
Word 2000までと比較して明らかに操作手順が増えています。
Wordにはたくさんのショートカットキーが用意されており、中級レベル以上のユーザーならよくお世話になっていることでしょう。
ですが、普段よく利用するコマンドにショートカットキーが割り当てられていないことに、不満を持っている方も少なくないのではないでしょうか。
MicrosoftのOffice Onlineから、テンプレートをダウンロードできるということをご紹介してきました。
その他にも様々なテンプレートが用意されているわけですが、Wordで需要の多い原稿用紙のテンプレートも用意されています。
インターネットの普及に伴って、MS-Officeにもインターネット関連の機能が盛り込まれて久しいわけですが、Wordの場合バージョンによって微妙に仕様が異なることに起因する質問をいただくことがあります。
［Ctrl］キーを押さずに、ただクリックするだけでリンク先に飛べるようにならないのでしょうか？
というご質問です。
Adobe Readerで、前後のページへ移動するためのキー操作をご紹介しました。
Wordでも同様の操作がありますが、使ってらっしゃるでしょうか。
最近はパソコンのスペックがよくなったこともあり、Wordで表示モードを切り替えることは随分少なくなり、多くの方が印刷レイアウト表示だけで作業を行っているのが現状だと思いますが、作業内容によって表示モードを切り替える方が、作業効率がアップすることがあります。
例えば、長文の文書の構成を考える段階ではアウトライン表示が有効ですし、文字入力を大量に行う場合には下書き表示が便利です。
Word 2002や2003でときどきいただく質問があります。
私のパソコンでは上下の余白が他の人より狭いんですけど．．．
上下の余白がなくなっちゃたんですが．．．
というご質問です。
［あいさつ文］ツールバーという機能がWordにあります。
「前略」「拝啓」といった言葉を入力すると自動的に表示されるもので、このツールバーを利用するとあいさつ文を簡単に入力することができます。
この機能についてインストラクションすると、ツールバーが表示されないといった声があがることがあります。
単語を選択しておいてから［Ctrl］＋［F10］キーを押してショートカットメニューを表示させ単語登録する方法を、ご紹介しました。
Wordの場合バージョンによって、単語を選択しておくと［Ctrl］＋［F10］キーでIMEのショートカットメニューが出せないことがあるようです。
日本人というのはどうも、罫線が好きなようです。
「便箋を作るにはどうすればいいのでしょうか？」
「便箋の作り方・作成方法を教えてください。」
「文書に便箋のような罫線を入れるにはどうすればいいですか？」
というご質問をよくいただきます。
アメリカ生まれのWordより国産ワープロ一太郎の方が、そういった日本人の特徴・特性・好みをよく理解しているようで、罫線関連の機能が充実している印象があります。
そもそもこのサイトでも何度も指摘していることですが、表関連のコマンドが並んでいるメニューが［罫線］という名前であるという点が、罫線というもののとらえ方の違いをあらわしているように思います。
Wordを使って、はじめてレポートなどを書こうとしている方からいただく質問があります。
本文中に小さく「1」と表示させて、ページの下の方に、その数字に対応した注釈を入れるにはどうすればいいのか？
という質問です。
Wordで文書ファイルを保存をしようとしたときや、PCによっては作業をしている途中何分かごとに、意味のわかりにくいメッセージが表示されることがあります。
Word 2002の場合、
「録音された音声認識入力や、修正候補のようなデータなしで文書が保存されました。」
というメッセージ。
Word 2003なら、
「文書は保存されましたが、音声認識データを保存する十分な空き領域がないため、データは失われました。録音していないときは、必ずマイクをオフにし、ディスクで利用できる記憶域を確認してください。自動バックアップ機能が有効な場合には、上記のメッセージが数分毎に表示される場合があります。」
というメッセージです。
一体何のことを言っているのか非常にわかりにくいメッセージです。
そもそも音声認識なんて使ってないよと多くの方が感じるはずです。
［フォーム］ツールバーを使用して、通常の文書の中にフォームフィールドを挿入してフォームを作成していきますが、作成したフォームを、ユーザーに勝手に変更されたりしないようにできないのか、というご質問をいただくことがあります。
スクロールバーが二つというのがどういう状態なのかわからずよくよく尋ねてみると、Wordのウィンドウを二つに分割したいということでした。
小さな子供というのは体調が悪いときには、頭が痛くても胸が痛くても
「ポンポンが痛い」（お腹が痛い）
と表現をすることがあるので、小さな子供を持つ親や、小児科の医者は注意が必要だというのはよく言われるようです。
同じようなことは、パソコン関連の質問にも言えると感じています。
「私のパソコンには、○○がないのですが．．．」
というのは初心者からよく出る質問パターンの一つですが、しっかり確認しないと本当になくなっているのは○○ではなく、△△かもしれないということがあるのです。
実務ではカーソルが何行目にあるかということを意識することは少ないかもしれませんが、Microsoft Office Specialist試験対策の勉強をしていると、「ｘｘ行目の〜を」というような問題が頻繁に出てきますから、カーソルが何行目にあるのかということはとても重要になります。
しかし、実際のところこの機能を実務で使っている方というのは多くないんじゃないかと思います。プリンタを購入すればなんらかの宛名印刷用のソフトがバンドルされていて、それらのソフトの使い勝手はかなりいいものですから。
個人で使う場合には、IRMもドキュメントワークスペースも関係ないですし、XMLを利用する人もまれでしょう。
個人ユースの場合、2003の新機能の中では「並べて比較」が便利かなと思っています。
この機能に関して、Wordの上級ユーザーやインストラクターの方からいただく質問があります。
メニュー［挿入］−［定型句］や、［定型句］ツールバー・［ヘッダーとフッター］ツールバーなどから挿入することができます。
このメニューが英語やその他日本語以外の言語になってしまうことがあり、どうすれば日本語のメニューが表示されるようになるのか、というご質問をよくいただきます。
Wordに限らず、現在のWindowsアプリケーションでは、同じことをするのにもいろいろと操作方法があります。
ツールバーのボタン、メニューのコマンド、ショートカットメニュー、ショートカットキーなど。
編集記号というのは、段落記号・任意指定の改行・タブ・スペースなどの、文書編集に用いる印刷されない記号のことです。入力・編集をするときには表示しておいて、印刷直前などの確認時に非表示にするという使い方が一般的でしょうか。
それ以前のバージョンでは、Wordのウィンドウの中に複数のウィンドウを開くことができたのに、Word 2000になったら、Wordファイルを開くたびにWordのウィンドウがどんどんできて、タスクバーにもWordのボタンがいっぱい並んで。
Wordには非常にたくさんのショートカットキーがありますが、そのうちの有名なもの、重要なもの、便利なものを一覧にまとめておきます。
他のOffice製品のショートカットキーも一覧にしていますので、合わせてご参照ください。
そのときに単位が「mm」や「cm」だと、せっかくの機能もいまいち便利ではありません。単位を文字数にした方がより効率的に作業できます。
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