Home > Office オフィスの使い方
Office オフィスの使い方
同じアプリケーションで複数のファイルを開いているときの、ウィンドウの切り替え操作、どうやってらっしゃいますか？
ウィンドウ切り替えのショートカットキーが、同じMicrosoft Office製品でも、ちょっとした違いがあるのでご紹介しておきます。
広島から東京に戻る新幹線の中でヘルプを読んでいて知った、Excelのショートカットキー［Ctrl］＋［Shift］＋［O］についてご紹介しました。
他にもOffice 2002・2003の便利なショートカットキーをご紹介していないことに気づいたので、あらためてご紹介しておきます。
このサイト・インストラクターのネタ帳で、
「excel2003 ツールバーの絵柄にマウスポインタを重ねても機能を表わす名前が表示しない」
という検索が行われていました。
Officeのツールバーのボタン上にマウスポインタを移動すると、下図のようなボタン名が表示されます。
この一時的に表示される機能を、「ポップヒント」「ツールチップ」などと呼びます。一般ユーザー向けには「ポップヒント」といいますが、開発者の方は「ツールチップ」と呼ぶことが多いでしょうか。
先の検索は、ツールバーでポップヒントが表示されない理由・その対処方法を探している方による検索でしょう。
このサイト・インストラクターのネタ帳で
「ツールバーのボタンにアクセスキー」
という検索が行われていました。
2003までのMicrosoft Officeで、ツールバーのボタンにアクセスキーを表示する方法を探している方による検索でしょう。
バージョン：2002, 2003, 2007
このサイトで
「ワード 領収書 書式」
「エクセル 領収書 テンプレート」
といった検索が行われているのを見かけることがあります。
領収書のテンプレートを探している方の検索です。
このサイトで請求書のテンプレートを探してらっしゃる方の場合、Excelのテンプレートを探していることが多いと感じていますが、領収書についてはもちろんExcelの方もいらっしゃいますが、Wordのテンプレートを探している方が多いことが印象的です。
Wordで領収書を作成しようと考えてらっしゃる方の場合、こだわりがあってExcelではなくWordという選択になっていると思えるので、既存のテンプレートそのままでは難しいかもな、という気持ちもあります。
このサイトで
「連絡網 無料 テンプレート」
といった検索が行われていることがあります。
何らかの連絡網のテンプレートを探している方の検索です。
このサイトで何らかテンプレートを探している方は少なくありませんが、MicrosoftのMVP（Most Valuable Professional）という立場もあり、私がテンプレートをご紹介する場合、まずはMicrosoft Office Onlineのテンプレートをご紹介しています。
バージョン：2003, 2007
例年9月も半ばを過ぎると
「カレンダー ダウンロード」
「カレンダー 無料」
といった検索が増えてきます。
このサイトでは昨年2008年も、ほぼ同じこの時期にカレンダーネタを公開しています。
2009年9月現在、一般によく使われているOfficeは
Office 2000
Office XP
Office 2003
Office 2007
の4バージョンと感じています。
各バージョンのサポート期間がいつまでだったのかよくわからなくなってしまうので、「Microsoft Office 製品のサポート ライフサイクルについて」を参考に一覧にまとめておきます。
バージョン：2000, 2002, 2003, 2007
パソコンインストラクターのような立場だったりすると、いろんなバージョンのOfficeを同一PCにインストールするようなことがあります。
そんなときに、Officeがどこにインストールされているのか、インストールパスを調べたいということがあります。
そんなときの調べ方をご紹介しておきます。
バージョン：97,2000,2002,2003
2003までのOfficeでは、［ユーザー設定］ダイアログが表示された状態で、ドラッグアンドドロップすることによってツールバー上からボタンを削除できることをご紹介しました。
実は［ユーザー設定］ダイアログを表示しなくても、簡単にツールバーからボタンを削除することができます。
バージョン：97,2000,2002,2003
2003までのOfficeでは、［ユーザー設定］ダイアログからドラッグアンドドロップで、ツールバーにボタンを登録することができます。
文字列の上に重ねて表示して、その文字列の内容を取り消したことを表すための線を、WordやExcelなどOfficeでは
「取り消し線」
と呼んでいるので、
「打ち消し線」
ではなく
「取り消し線」
で検索するほうが必要な情報に辿り着ける可能性が高いことをご紹介しました。
バージョン：97,2000,2002,2003
WordやPowerPointをお使いの方から、
「大した変更をしていないのに、ファイルを上書き保存するたびにファイルが大きくなるのですが．．．？」
というご質問をいただくことがあります。
このサイトの検索ログを眺めていて
「Excel 打ち消し線」
という検索が行われているのに気づきました。
説明をするときに、自分の使っている用語が、専門用語でないかどうか意識することは大切です。
普段、同じ業界の人と話しているときに使っている言葉・表現って、ついつい一般的に知られている用語のように感じてしまうこともありますが、本当に一般的に使われている言葉なのか、注意する必要があるでしょう。特に説明をするということが仕事の場合。
検索ログを見ていて、自分の知らない言葉は元々知っている言葉に間違って変換されて記憶されることがあるのだなぁ、と感じさせられることがあります。
「均等貼り付け」
「均等張り付け」
という検索をしている方が時々いらっしゃるのです。
このサイトでは間違った用語について何度もご紹介しています。
明らかに間違った用語よりも、一般的には間違っていない用語のほうが厄介かもしれません。
「センタリング」
という言葉はそんな厄介な言葉の一つに感じています。
バージョン：2000,2002,2003,2007
つい先日まで暑い日が続いていたような気がするのですが、気がつくと今年もあと2か月ちょっとになっています。
このサイト経由でも↓のような商品をお買い求めいただいたりしはじめています。（ありがとうございます。）
そして、この時期になるといただく定番の質問があります。
「無料でダウンロードできる来年のカレンダーはありませんか？」
というご質問です。
マウスの右ボタンをクリックして表示されるショートカットメニューには、選択されている対象物などから判断して、使用頻度の高いコマンドが表示されるのでとても便利です。
ですが、
「ショートカットメニューに××というのはないのですが．．．？」
というご質問をいただくことが多いのも事実です。
そのもっとも多い原因は、右クリックしている場所が違っている、選択されているものが異なっているというものです。
バージョン：2000,2002,2003,2007
毎年のことですが年末が近づくにつれ、
「無料でダウンロードできるカレンダーはありませんか？」
というご質問をいただく機会は増えます。
Office 2003の新機能、並べてスクロールについてご紹介しました。
この機能を知った方からは、
「2つのファイルが一緒にスクロールされるのを止められませんか？」
「連動してスクロールするのを解除したいのですが．．．？」
といったご質問をいただきます。
アプリケーションソフトでファイルを開くには、大きく分類して2つの操作方法があります。
一つは、フォルダウィンドウやWindowsエクスプローラからファイルを開く操作。
もう一つは、アプリケーションの［ファイルを開く］ダイアログを利用して開く操作。
後者の［ファイルを開く］ダイアログをあまり利用しない方の理由として、ダイアログは狭いのでたくさんファイルのあるフォルダから、目的のファイルを探しづらいということがあるようです。
バージョン：97,2000,2002,2003
ハイパーリンクを設定するExcelのHYPERLINK関数をご紹介しました。
そのネタの中で、Office共通機能のハイパーリンクの挿入について少しだけ触れましたが、
「Officeでハイパーリンクを設定するにはどうすればいいのでしょうか？」
というご質問をいただくこともあります。
Wordで、フィールドコードのリファレンスを見る方法をご紹介しました。
ところがWord 2000やWord 2002の場合に、ご紹介した方法ではリファレンスを見られないというご質問をいただきました。
Officeアシスタントが表示されてしまうためです。
Excel 2000,2002,2003
PowerPoint 2000,2002,2003
Access 2003
マクロを含んだファイルを開いているのに、マクロが実行できないのですが．．．？
というご質問をいただくことがあります。
確認してみると、マクロを実行するために、メニュー［ツール］−［マクロ］−［マクロ］をクリックして表示させた［マクロ］ダイアログで、［実行］ボタンが使用不可能となっています。
バージョン：97,2000,2002,2003
メルマガ・Webなどで、MS-Officeの使い方をチェックしている方から、
「文字を横向きにする方法があったような気がするのですが．．．？」
というご質問をいただくことがあります。
よくあるのが、箇条書きの行頭文字の「▼」だけを横向きにしたいというケースです。
バージョン：97,2000,2002,2003
バージョン：97,2000,2002,2003
画像ファイルをよくお使いの方は、Windowsエクスプローラやフォルダウィンドウでの縮小表示はよくご利用のことでしょう。
メニュー［表示］−［縮小版］をクリックすると、画像ファイルなどがサムネイル表示され、開かなくても画像を確認することができるので便利です。
この機能はOffice製品で作成したファイルでも有効なのですが、ファイルによってサムネイル表示されるものとされないものがあるため、「どういうファイルがサムネイル表示されるのでしょうか？」というご質問をいただくことがあります。
バージョン：2000,2002,2003
MS-Officeを使って資料を作成するようなとき、まったくの白紙状態から作成するというのは、実務ではそれほどないんじゃないかと思います。
管理をしっかりしている会社ならばテンプレートが用意されているでしょうし、テンプレートがない場合でも、以前作成したファイルをコピーして新たな資料を作成するということが多いと思います。
そんなときに痛い思いをしたことがありませんか？
流用できそうな資料を探すためにファイルを次から次へと開き、使えそうなファイルがみつかったら、そのファイルに直接修正を加えはじめる。上書き保存せずに名前をつけて保存をしよう、と考えながら。ところがうっかり上書き保存をしてしまい、以前の資料がなくなり、あわててバックアップファイルを探すはめに。
英文・英単語を入力したときに、先頭の文字が大文字になってしまうのを回避する方法をご紹介しました。
［オートコレクト］ダイアログで、［文の先頭を大文字にする］チェックボックスなどをOffにするという方法でした。
この設定をしたにも関わらず、大文字になってしまうという場合があります。
Office XPからスマートタグという機能が追加されています。（スマートタグとは、直前の操作に応じた次の操作に必要と思われるコマンドを、ドロップダウンボタンにして表示してくれる機能です。）
便利な機能ではあるのですが、昔からOffice製品を使っている方には目障りに感じることもあるようで、このサイトでは「オートフィルオプションを使いたくない」といったネタをご紹介したことがあります。
ただ、食わず嫌いな方も少なくないのかな、という印象もあります。
「Office Onlineが英語で表示される」というネタをご紹介しました。
Microsoft Office Onlineでは一旦英語版を表示させると、以後英語版が表示されるようになってしまうのですが、日本語版を表示させる方法です。
このサイトではショートカットキーをいくつもご紹介してきており、以下ようなOffice製品のショートカットキー一覧は、人気コンテンツとなっています。
ショートカットキーではありませんが、キーボード操作でいざというときに知っておくと役立つかもしれない操作をご紹介しましょう。
バージョン：97,2000,2002,2003
Wordでショートカットキーを使ってユーロ記号（€）を入力する方法をご紹介しました。
Word以外のMS-Office製品場合、［記号と特殊文字］ダイアログを使って入力するのが教科書的な操作でしょうが、たくさんの文字の中からユーロ記号を探すのが厄介です。
先日「Excel 4.0 マクロとは」というネタを公開したため、単純に「マクロ とは」という検索をしてこのサイトにいらっしゃる方が増えてしまいました。
「マクロ」って何だろう？
という疑問で検索をしてあのネタを読んだ方には、大して役に立たなかったんじゃないかと思います。
折角なので「マクロとは」というネタを公開しておきます。
インターネットの普及に伴って、MicrosoftはOffice製品にもインターネット関連の機能を追加しています。最新バージョンのOffice 2003では、クリップアート・リサーチ・ヘルプ・アップデートといった機能は、インターネットに接続されていることが前提とされています。
Office関連の情報・コンテンツを公開する場として、Microsoftは「Office Online」というWebサイトを設けていますが、このWebサイトについてご質問をいただくことがあります。
以前は、日本語版のOffice Onlineが表示されていたのですが、あるときから英語版になってしまいました。日本語版に戻すにはどうすればいいのでしょうか？
というご質問です。
バージョン：97,2000,2002,2003
フォントWingdingsまたはWingdings 2を使って、チェックマークを入力する方法をご紹介してきました。
特殊なフォントを指定することでチェックマークを入力する方法は、他にもあります。
バージョン：97,2000,2002,2003
［挿入］−［記号と特殊文字］コマンドを使って、チェックマーク・レ点を入力する方法をご紹介しました。
文字コードを使っても同じようにチェックマークを入力することができます。
Excel 2002,2003
PowerPoint 2000,2002,2003
チェックマーク・チェック記号を入力するにはどうすればいいでしょうか？
レ点を入力したいのですがどうすればいいのでしょう？
Office製品を使っている方からときどきいただく質問です。
（ここでの「レ点」とは漢文の返り点のことではありません。正式な呼称は不明ですが、チェックマーク・チェック記号のことを「レ点」と表現する方が少なくないようなので、この表現を使っています。）
MS-Officeは数年に一度バージョンアップを繰り返しているわけですが、そのバージョンアップの中でヘルプ機能も随分と試行錯誤が行われています。
目立つのはOfficeアシスタントでしょう。
97のときに導入されたものの、いまいち賢くないイルカに多くの方がイライラさせられた実情から、XPからは完全廃止にはなっていないものの、初期状態では表示されない設定になっています。
Office 2003になって大きく変わった点としては、ヘルプを通して読むことが極めて難しくなったということがあげられます。
2000,XPではヘルプウィンドウの左側に、［目次］［質問］［キーワード］タブのついたナビゲーションペインがあり、この［目次］タブを使ってヘルプを通読することができていました。
これがOffice 2003からはできなくなっています。
Office製品を使って、資料の作成などをしていると、同じ操作を繰り返すことがよく出てきます。
もっとも頻繁にあるのが、同じ書式を設定するという操作でしょう。
バージョン：2000以前
「勝手にリンクしないでほしい」というネタで、URLなどが入力されたときにハイパーリンクされないようにする設定をご紹介しました。
2000以前のバージョンのExcelやPowerPointをお使いの方から、
［オートコレクト］ダイアログに、［インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する］チェックがありませんが、どうすればいいのでしょうか？
ご質問をいただきました。
ExcelやPowerPointで、メニュー［挿入］−［コメント］をクリックして挿入されるコメント機能についてご紹介すると、時々ビックリする方がいらっしゃいます。
なんで私の名前がここに勝手に表示されるのですか？
Office製品のインストラクションをやっていると、いろいろな質問をいただくわけですが、
「xxツールバーというのは私のパソコンにはありません．．．」
というのは、もっともよくいただく質問の一つです。
どういうツールバーでこの「xxツールバーがない」という質問を特にいただくかというと、［図］ツールバー、［ワードアート］ツールバーといった、オブジェクトを選択したときに自動的に表示されるタイプのツールバーです。
図・ワードアート・図表などを挿入した直後には、その挿入されたオブジェクトを操作するためのツールバーが自動的に表示されるのが初期状態なのですが、勝手に表示されたツールバーを邪魔だと感じて意識することなくツールバーの［x］（閉じる）ボタンを押してしまう方がかなりのパーセンテージでいらっしゃいます。
そしていざそのツールバーを利用した操作をしようという段になって、先の質問となります。
Office XPから新しいユーザーアシスト機能として、質問入力ボックスという機能ができました。
ウィンドウの右上に表示され「質問を入力してください」と表示されている箇所で、ここに質問を入力をして［Enter］キーを押すとヘルプを検索できます。
以前、キーボードについている［Print Screen］キーについてご紹介しました。
画面をキャプチャーするためのキーで、ヘルプやマニュアルなどを作成するようなときに使うキーでした。
マニュアルを作成するような場面では、画面の広い範囲のハードコピーの他に、細かい部分の画像だけが欲しいということも出てきます。
Office製品をインストールすると、フォント名の先頭に「HG」のついたフォントが一緒にインストールされます。
リコーが販売している、Office製品にバンドルされているフォントです。
この中に、
HG創英角ポップ体
HGP創英角ポップ体
HGS創英角ポップ体
という似たような名前のフォントがありますが、この3種類は何が違って、名前には何か意味があるのですか？というご質問をいただくことがあります。
PowerPoint 2003,Access 2003
代表的なものにコピー＆貼り付けを行った後に表示される［貼り付けのオプション］ボタンがあります。貼り付けを行う場合、貼り付け先の書式にあわせたいこともあれば、元の書式のまま貼り付けを行いたい場合もあります。スマートタグの一つである［貼り付けのオプション］ボタンをクリックすると、貼り付けたその場でどう貼り付けるのかを選択ができます。
このスマートタグは、開発環境があれば独自のものを作ることもできますし、Microsoftのサイトから新しいものをダウンロードしたり、MS以外にも配布しているところがあるようです。
初心者の方がヘルプを使えないのは致し方ないとは思いますが、ある程度ソフトに慣れてきたら使い方がわからない機能はちょっとヘルプを見てみるようにしていくと、その機能について深く知ることができ、その積み重ねでソフト全体をもっと使いこなせるようになると思います。
また、わからないことが出てきたときにすぐに人に頼ってしまう方もいらっしゃいますが、人に聞く前にちょっと自分でヘルプを調べてみる癖をつけるだけで、その後の上達速度は格段に変わってくるように感じます。
まあ、そうは言っても疑問点が出てきたときにどうやってヘルプで調べればいいのかがそもそもわかりにくいというのは事実です。
検索機能もあるのですが、どうも使う側の感覚と乖離している印象は否めません。
ですからこのサイトにも、ヘルプを見ればわかるようなことについても検索して訪問していただく方が、相当数いらっしゃるのでしょう。ネタを書くときには、一般の人が検索しそうな語をできるだけ含むようにしていますから。
作業ウィンドウはOffice XPで登場した機能で、Office 2003になってより積極的に使われるようになっています。
はじめて目にしたときは正直「？」と思ったのですが、慣れてくるとまあまあ便利な部分もあるように思えてきました。
普段使うコマンドは限られているわけですからよく使うものだけを表示させておいたり、ノートパソコンなどを使っていて少しでも画面を広くするためにツールバーをカスタマイズしている方もいらっしゃるでしょう。
けれども初期状態のメニューバーやツールバーに戻さなければならないこともあります。
最大で、デスクトップパソコン1台とノートパソコン1台の組み合わせ計2台だけに、1つのプロダクトキー（CD-ROMのケース裏などに貼られています）を使ってインストールできるようにした仕組みです。
例えばフォントの場合、「HGP創英角ゴシックUB」を選択した場合「HGP創英角ゴシック」くらいまでしか表示されていないのではないでしょうか。
通常のWindowsソフトのコピー（切り取り）＆貼り付けでは、1つだけコピー元を保持しておいて、それを貼り付けることだけができます。
Office 2000から採用されているOfficeクリップボード機能では、コピー元を複数保持しておいて、直前にコピーしたもの以外でも貼り付けを行うことができます。
下向きだといいですよね。複数ページ印刷しても並べ替えしなくてもいいですから。
上向だと大変ですよ。
1ページ目が1番下にあってその上にどんどん後ろのページがたまってしまいますから。
Windowsエクスプローラやフォルダウィンドウで、［Ctrl］キーや［Shift］キーを押しながらアイコンをクリックして複数のファイルを選択したり、ドラッグをしてアイコンを複数選択してから［Enter］キーを押すという方が多いような気がします。
キーボードで入力を行っているときやノートパソコンを使っているときなどは、ショートカットキーを覚えておくと便利なことが多いと思います。
そのショートカットキーですが、どうやって知ることが多いですか？
ファイルを開くとき、どうしてますか？
対象：Word,Excel,PowerPoint,Access
Office製品だけでなく、ほとんどのWindowsのアプリケーションソフトが文字の大きさなどを指定するときに「ポイント（pt）」という単位を使用していますが、この単位がどれくらいの大きさなのか意識したことありますか？
バージョン：XP,2003（Wordのみ97,2000も）
Office製品は、URLやメールアドレスだなと推測するとリンクを張ってくれます。
バージョン：2000,2002,2003
インストラクターにとっても、「私のにはxxというメニューはありませ〜ん」という質問が増えるため、ちょっと厄介な機能にも思えます。
バージョン：2000,2002,2003
よく使われるボタンが並んでいる［標準］ツールバーと［書式設定］ツールバーが1行に表示されているときに、パソコン教室などで「私のにはボタンがな〜い」というさわぎになります。
バージョン：97, 2000, 2002, 2003
Office製品には、何かキーを押しながらクリックすると、ちょっと変化するボタンやメニュー（隠しコマンド）があります。
Office製品にはオートコレクトという機能があります。入力ミスなどを自動的に修正する機能です。
便利な機能なのですが勝手に直してほしくないときもあります。
Home > Office オフィスの使い方
