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Word ワードの使い方-入力/編集
長文のドキュメントを作成していると、文や段落の順番を入れ替えるような操作が頻発します。
ある文を選択して、［Ctrl］＋［X］キーで切り取り、別の個所を選択して［Ctrl］＋［V］キーで貼り付け、といった作業が頻繁に行われることがあります。
そんなときに便利なショートカットキーをご紹介しておきましょう。
他の人が作成したWordファイルを修正しようとしている方から
「2つ以上の空白文字を簡単に1つに置換できないでしょうか？」
「複数のスペースを1つにまとめるにはどうしたらいいのでしょうか？」
といったご質問を受けることがあります。
半角スペース・全角スペースの違いを意識していない人の作成したWord文書を修正する必要にせまられ、ブルーな気持ちになってしまう方は少なくありません。
半角スペース・全角スペースの違いを意識していない人の場合、全角スペースを1つ入れてやればいいような箇所で、半角スペースを複数入れて文字位置・文字間隔を揃えようとしたりすることがよくあります。
そんな文書を修正しようとしている方から
「複数のスペースを1つにするには？」
といったご質問を受けることになります。
「ワード 数字 カンマ 入れる方法」
「Word 数値 3桁区切りカンマ 一括挿入」
といった検索が行われていることがあります。
例えば、
「1234」
といった4桁以上の数値が複数存在するときに一括で桁区切りのカンマを入れ
「1,234」
という状態にする方法を探している方の検索です。
VBA（Visual Basic for Applications）でマクロを作るしかないと考えてしまう方もいらっしゃるようですが、置換機能だけでも、複数の数字に桁区切りカンマを挿入することは可能です。
「マウスをクリックしただけで文字がいきなり選択されてしまうのですが．．．？」
「矢印キーを押すと文字が選択されてしまうようになってしまったのですが．．．？」
というご質問をいただくことがあります。
「ページを削除したいのですが．．．？」
「ページを削除するにはどうすればいいのでしょうか？」
というご質問をWord初心者の方からいただくことは、とても多いです。
一般的に紙の上に鉛筆やペンで文字を書く場合、紙を用意しておいてその上に文字を書いていきます。
しかしWordでは違います。
とりあえず1枚目の紙は用意されていますが、2枚目以降は先にページ（紙）を用意するのではなく、文字を入力していって1枚目に文字が入りきらなくなったときに、勝手に2枚目が用意されるのがWordのページ（紙）の基本仕様です。
Wordを使いこなしている方の場合、この考え方が身についてしまっていて、特に疑問に感じることもなくなっているのかもしれませんが、初心者の方の場合そうではありません。
そのため先のようなご質問になるのでしょう。
複数のメンバーで文書作成を行うような場合、変更履歴機能は便利です。
その変更履歴機能について
「変更履歴の色を変えることはできないのでしょうか？」
「変更履歴の色を変更したいのですが．．．？」
というご質問をいただくことがあります。
初期状態のWordの場合、校閲者別に色が変更され、最初の校閲者については赤色で表示され、ちょっと色として強すぎるためにいただくご質問です。
複数のメンバーで一つの文書を作成・校正するような場合に便利な、変更履歴機能についてご紹介してきました。
生産性を上げることを可能にする便利な機能のはずですが、知らない人にとっては生産性を下げる原因ともなっている皮肉な現実があるようです。
そのことをよくあらわしているのが、
「変更履歴を削除するにはどうすればいいのでしょう？」
「どうすれば変更履歴は削除できるのでしょうか？」
というご質問です。
PowerPointからノート部分だけを抜き出すために、メニュー［ファイル］−［送信］−［Microsoft Office Word］コマンドを利用する方法をご紹介しました。
ノートだけにするには一緒に出力されたスライドを削除する必要があります。
Wordに脚注・文末脚注をつける機能が用意されています。
この機能を知ったばかりの方からは
「脚注を削除したいのですが．．．？」
「脚注欄を削除するにはどうすればいいのでしょうか？」
というご質問をいただくことがあります。
Wordの変更履歴記録機能についてご紹介してきました。
複数のメンバーで一つの文書を作成・校正するような場合に便利な変更履歴ですが、Word 2002から機能がアップしています。
変更履歴を記録するモードについてご紹介しましたが、
「履歴記録モードを解除するにはどうすればいいのでしょうか？」
「変更履歴を記録するのを止めたいのですが．．．？」
というご質問もよくいただきます。
同じ文字を連続して入力しなければならないようなことが時々あります。
例えば何かの評価を「★」という文字を使って行うようなケースです。
評価が高い場合に「★★★★★」と「★」を5つ並べるといった表記を見かけることがありますが、この同じ文字「★」を連続して入力するようなときに、どうしてらっしゃいますか？
律儀に「★」を5回入力するか、「★」をコピーアンドペーストするという方法を使う方が多いでしょう。或いは頻繁に「★★★★★」を入力する可能性があるならば単語登録するという方法もあります。
半角で「=rand()」と入力後、［Enter］キーを押すと、ダミーの文章を入力できることをご紹介しました。
ところが、この操作を行っても文章が表示されず「=rand()」のままになってしまう、というご質問をいただきました。
Windows上で動作するエディタソフトでは、次を検索するショートカットに、［F3］キーが割り当てられていることが多いです。
検索する文字列をダイアログ上で指定し、そのダイアログを消してしまってから再度検索を続ける際に［F3］キーを押すことで、先にダイアログで指定していた文字列をすることができます。
MS-Office製品には、自動的に何かをしてくれる機能がいろいろとあります。
・ドロップダウンメニューに使用頻度の高いコマンドだけを表示する機能
・URLなどが入力されたときに勝手にハイパーリンクを設定する機能
・勝手に箇条書きにする機能
などなど。
確かに便利な面があることも認めますが、一度不便な状態を体験してから、「もっと簡単にするにはね．．．」という流れで自分でチューニングをしていく方が、人間の学習・教育プロセスからすると自然で、習得度が上がると私は感じています。
ショートカットキーをよくお使いの方から、
「書式のコピー＆ペーストをするショートカットキーはないのでしょうか？」
というご質問をいただくことがあります。
Wordで文字を入力したら赤色の文字で入力されるようになったのですが？
というご質問を受けました。
確認すると、変更履歴記録モードになっていました。
変更履歴とは、複数のユーザーで一つの文書を作成するときに便利な機能で、変更箇所を記録していく機能です。だれがどんな変更を行ったかが記録され、後で正式に反映したり、反映せずに削除したりといった操作を行うことができます。
パソコン初心者の方からはいろいろなご質問をいただくわけですが、「○○を入力するにはどうすればいいのでしょうか？」というものは、非常によくいただく質問の一つです。
このサイトでも「○○を入力したい」というご質問に関連したネタを随分ご紹介してきました。
Wordを使い込んだ方から、
「連続した複数のタブを1つにする方法があったと思うのですが．．．？」
というご質問をいただくことがあります。
タブを使って表組みをする際に、上下の文字を揃えるためにタブを複数入力する操作をする方がいらっしゃいます。それを任意指定のタブで表組みにするために、連続した2つ以上のタブを1つにしたいという要望です。
先日、バックスラッシュの入力について基本原則をご紹介しました。
基本原則ですから、個々のソフトで上手くいかないケースも出てきます。
初期状態のWordの場合、欧文フォントにして「\」を入力するだけでは、バックスラッシュにならないのです。欧文フォントなのに、円記号になってしまいます。
「文字数・行数が変更できない」というネタを先日ご紹介しました。
それと似たようなことですが、
「［検索と置換］ダイアログの［特殊文字］ボタンは、どうすれば使えるようになるのでしょう？」
というご質問をいただくこともよくあります。
パソコンの操作が上手くなるには、とにかく実際に自分で操作してみることです。
Office製品だと［オプション］ダイアログの設定を変更することで、使い勝手が良くなったりするので、興味を持ち始めた方はあちこち設定変更してみるようです。
そんな方から、
「文字の移動がドラッグアンドドロップでできなくなったのですが？」
というご質問をいただいたことがあります。
Excelの半角文字を全角に、全角文字を半角に変換する関数をご紹介しました。
Wordで半角文字を全角に、全角文字を半角にするにはどうすればいいでしょうか。
クリックアンドタイプという機能があります。
文書の空白行でダブルクリックをすると、そこから文字入力を開始できる機能で、Word 2000以降のバージョンで利用できます。
Wordで文字入力可能な場所でのマウスポインタはアルファベットの「I」のような形状ですが、クリックアンドタイプができる場合、このポインタに複数の横線などが表示されます。［書式設定］ツールバーの［中央揃え］ボタンや［右揃え］ボタンに描かれているような横線です。
Wordで「平成」あるいは今年の西暦年「2004」などを入力すると、「平成16年7月14日」「2004/7/14」というように入力を行っている日の日付が、ポップヒントとして表示される機能があります。［Enter］キーを押すことで自動的に日付を入力するための機能ですが、人によっては鬱陶しいと感じたり、便利な機能なので停止されていると困るという方もいらっしゃるようです。
ある程度Wordに慣れてくると、この手の便利機能は［オートコレクト］ダイアログでOn/Offを切り替えられるとわかるので、［オートコレクト］ダイアログの中をアチコチ探したのだけれども、どこで設定するのかわからないと質問を受けることがあります。
Wordで長文を作成するということはあります。会社員であれば報告書、学生であればレポートなど。作成に何日もかかることもあるでしょう。途中まで作成していたDOCファイルを開いて、前日記述していた箇所を探すのはどうされていますか？
Officeにはオートコレクトという機能があって、自動的に書式設定したり、ミスと思われる入力の修正などをしてくれますが、不評を買っているものも少なくありません。
このサイトでは、そのようなオートコレクトの機能を停止させるネタをいろいろと公開してきました。（「オートコレクト」や「勝手に」という語で検索をしていただくとイロイロ表示されるはずです）
そんないまいち人気のないオートコレクト機能ですが、停止されている場合に不満が出るものもあります。
ワープロの入力モードには、挿入モードと上書モードがあるのがまあ一般的です。
通常は挿入モードになっていて、既に入力されている文字の前にカーソルを置いて入力を行えば、元々入力されていた文字の前に新しく入力された文字が挿入されていきます。
キーボードの［Insert］キーを押すと上書モードにかわって、入力済文字の前にカーソルを置いて入力をすると、元の文字を上書きしていきます。
一般的には初心者の方が上書モードを使うことは少なく、ワープロに慣れた方が既存ファイルを使いまわしてあたらしい文書を作成するようなときに上書きモードを使うと思います。
勝手にｘｘになってしまうんですけど．．．というのはOffice製品では非常によくいただく質問・不満です。
このサイトでも、勝手に箇条書きになってしまう件についてご紹介しました。
Wordで範囲選択をすると行単位で選択されるのが基本です。
しかし場合によって縦方向に選択できるとうれしいこともあります。
例えば↓のような記述はよくあると思います。
見た目に凝った文書を作成するときには、文章の入力を後回しにしてまずは全体のレイアウトなどを決めるものだと思います。
そんなときにも何か文章がないと、レイアウトは決められるものじゃありまん。
これに関連して検索機能にWord 2000まではなかった機能が追加されて、結構便利じゃないかと思っています。
何十ページにもおよぶ文書をWordで作成していると、作業の途中で、
「あーっ、これに関連したことさっき書いたんだけど、こっちの表現の方がいいから修正しようっ！」
と思い、既に書いてある箇所に戻って修正をする、なんて場面が出てきます。
で、無事に既に書いてあった箇所の修正が終わり、作業を継続しようと元の場所に戻ろうとすると、ページ数が多いためになかなか戻れず、スクロールバーをドラッグしたり［▲］や［▼］ボタンを何度もクリックするはめに．．．
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