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入力規則のリスト用データを別シートにまとめる

対象:Excel97, Excel2000, Excel2002, Excel2003

入力規則機能で、ドロップダウンリスト(プルダウンリスト)からデータを入力できるようにするのは、Excelで人気のTipsのひとつです。

実務では、リスト表示用のデータを別シートにして、そのシートを非表示にしておくのが、ユーザービリティ・保守性などの面からおすすめです。

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ですが、[データの入力規則]ダイアログ−[設定]タブ−[元の値]欄に、「=シート名!セル範囲」という通常他のシートを参照する場合の記述をすることができません。

やろうとしても
「抽出条件 データの入力規則で、他のワークシートまたはブックへの参照は使用しません。」
といったメッセージが表示され設定できません。

どうすればいいのでしょうか。

これが、名前を定義することで実装できる処理の一例です。


▼操作手順:別シートを参照してドロップダウンリストを表示する
※Sheet1のA1:A47セルに、北海道から沖縄までの都道府県名を入力し「都道府県名」と名前を定義、Sheet2のA1セルに都道府県名をドロップダンリストとして表示する例

Sheet1のA1:A47セルに
 「北海道」「青森」「岩手」・・・「鹿児島」「沖縄」と
  都道府県名を入力
 ↓
A1:A47セルに「都道府県名」と名前を定義
 ↓
Sheet2のA1セルを選択
 ↓
メニュー[データ]−[入力規則]をクリック
 ↓
[データの入力規則]ダイアログ−[設定]タブをクリック
 ↓
[条件の設定]欄
 −[入力値の種類]コンボボックスから「リスト」を選択
 ↓
[元の値]欄に「=都道府県名」と入力
 ↓
[データの入力規則]ダイアログ−[OK]ボタンをクリック

[データの入力規則]ダイアログ−[設定]タブ−[元の値]欄に、定義した名前を入力する際は、必ず先頭に「=」を入力してください。

▼サンプルファイル(000210.xls 15KByte)ダウンロード

この操作をすることでブック内でドロップダウン表示させたいデータを、一つのシートにまとめることができますから、修正が発生したときはそのシートだけ修正すれば済むようになります。

そのシートを非表示にしてしまえば、ユーザーには不必要なデータが見えなくなるという意味でユーザビリティも向上します。

関連語句
プルダウンリスト,ドロップダウンリスト

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